上周三下午2:15，市场部小张冲进行政办公室，头发微乱，手里攥着一张打印歪斜的会议议程：‘我们订了302，投影仪都搬进去了，结果IT说他们早半小时就占了！’

这不是第一次。上个月是财务部和产品部在208撞上，两拨人隔着玻璃门互相点头尬笑，最后财务把预算表摊在茶几上，产品把原型图铺在白板上，中间用一盆绿萝当楚河汉界。

我们查了钉钉日程、企业微信会议室模块、甚至翻出纸质登记本——发现根本不是系统没记录，而是‘记录’和‘真实占用’之间，隔着一层薄薄的、没人捅破的雾。

比如：

• 会议提前10分钟开始，但日程只写14:00–15:00；
• 会后有人留下改PPT，拖到15:23，但系统里状态早已变回‘空闲’；
• 更绝的是‘幽灵延时’：销售总监临时拉个复盘会，没走正式流程，只在群里喊了句‘302借我15分钟’，结果没人同步，也没人敢去清场。

行政部老陈试过各种办法：在门口贴手写‘已用至XX:XX’便签（三天后被空调风吹掉一半）；让各部门指定‘日程联络员’（两周后联络员们在群里互发‘你先看下你们那边有没有占着？’）；还导出过月度冲突报表发给领导——表格很漂亮，结论很苍白：‘高频冲突时段集中在14:00–14:45’，然后呢？

转机来自一次偶然。有天我帮法务同事搭一个‘合同用印时效追踪表’，顺手在蓝点里加了个‘会议室占用缓冲区’字段，类型设为‘时间范围’，并勾选‘自动继承前一条记录的结束时间+15分钟’。做完随手测试：输入‘14:00–15:00’，系统自动生成下一条默认‘15:00–15:15’——这15分钟，就是留给收拾、交接、喘口气的真实缝隙。

后来我们把它扩展成一个小闭环：

1. 预订时必须填‘预计离开时间’（非必填，但带黄色提醒）；
2. 实际离开时，保洁阿姨扫工牌打卡，触发‘空间释放确认’按钮（她手机里有个极简蓝点小程序，就三个按钮：‘已清洁’‘有遗留物’‘需维修’）；
3. 若超时未确认，系统自动向预订人+行政+隔壁预定者推送一条消息：‘302当前可能超时占用，您预订的15:30会议是否需要协调？’——注意，不是冷冰冰的‘冲突警告’，而是‘是否需要协调？’

最意外的收获，是它倒逼出一种新默契。销售总监现在每次拉临时会，会顺手在蓝点里建一条‘占位记录’，哪怕只有5分钟，标题写‘【闪会】关总战情同步（勿删）’。IT组也养成了习惯：设备调试完，顺手点一下‘已释放’。

这东西没名字，我们内部叫它‘气味传感器’——不靠硬件，靠流程里埋的那点人性预判：人不会准时散会，但愿意为一句‘是否需要协调？’停下手头事回个‘不用，我们挪到茶水间’。

其实蓝点本身没有‘会议室管理模板’，我们只是把‘场地’‘时间’‘责任人’‘状态变更动作’这几个基础砖块，按自己呼吸的节奏垒了起来。它甚至不强调‘智能调度’，反而鼓励你手动拖拽时间条、手动选人、手动写备注。正因如此，当保洁阿姨第一次点开小程序确认清洁完成时，她没问‘这个AI怎么训练的’，只说：‘哦，这跟我在超市扫码退押金一个道理。’

现在，302门口那张便签还在，但内容换了：‘今日已协调7次，最长缓冲18分钟，无人投诉。’底下画了个歪歪扭扭的笑脸。