上周三下午四点，市场部小林发来微信：‘急！产品部刚改的PRD第3版PDF，和我们昨天收到的‘终稿V2.1’对不上，客户演示在明早九点……谁手里的才是真的？’

这不是孤例。行政部存着一份‘会议室使用登记表’，市场部用在线文档同步‘活动物料清单’，产品部本地保存着带批注的Axure原型截图，而法务只认邮件附件里盖了电子章的‘合作条款修订页’——同一份材料，散落在至少五个入口、七种格式、九个命名逻辑里。最绝的是财务部那个‘差旅报销补充说明（最终确认版_20240521_勿删）’，其实比它早两小时还有一份叫‘差旅报销补充说明（最终确认版_20240521_真最终）’，但没人敢删，因为去年有人删过，结果审计时发现缺一页签字页。

我们管这叫‘版本幽灵’：不是没存，是存得太热闹；不是没管，是管得互相打架。

以前试过统一用云盘+手动打标签，结果‘V2_final_really’和‘V2_final_v2’并肩躺在同一个文件夹里；也试过让全员用某知名协作文档，可法务坚持‘合同正文不能离线编辑’，研发又抱怨‘原型图嵌入后加载卡顿’，最后大家还是各回各家——只是把‘上传’动作从邮箱附件换成了云盘链接，版本混乱照旧。

转机来自一次偶然：行政同事整理旧硬盘，翻出2019年用Excel做的‘印章使用登记表’，里面有一列叫‘对应文件原始版本号’。她顺手在蓝点里复刻了这张表，但加了个小动作：每新增一条用印记录时，系统自动弹出一个‘关联文件’按钮，点开后能上传任意格式（PDF/Word/PSD/PNG甚至视频），且强制填写‘所属项目’‘业务阶段’‘责任角色’三项标签——不填完，提交不了。

没想到，这个行政侧的‘副产物’，意外成了全公司第一个真正落地的版本锚点。

比如市场部发起一场发布会筹备，就在蓝点里建一个‘项目’，所有相关文件——PRD、视觉稿、媒体通稿、预算明细——都通过‘关联文件’挂进来。关键来了：每次上传，系统自动生成唯一哈希值，并记录操作人、时间、IP、设备型号。更妙的是，当有人上传同名文件（比如又传了个‘媒体通稿_V3.pdf’），蓝点不会覆盖，而是并列显示，右侧清晰标注‘与上次上传相比，文字差异率：17.3%’（调用内置文本比对），下方还有‘谁看过’‘谁下载过’‘谁评论过’的小字链。

现在，小林再遇到版本疑问，不再翻聊天记录或挨个问人，而是打开蓝点搜索‘发布会PRD’，直接看到带时间轴的版本流：

• 5月18日 10:23 产品部王工上传 V2.0（含需求变更批注）
• 5月20日 15:41 市场部李婷上传 V2.1（整合传播节奏调整）
• 5月21日 09:02 法务陈律上传 V2.1_法务审阅版（含3处红字修订）

点击任一版本，还能展开‘影响范围’：该文件被哪些流程引用（如‘客户演示审批流’）、哪些人设为‘关注项’、哪次会议纪要里被重点讨论过。

没有培训PPT，没有强制规范，只是把‘存文件’这个动作，悄悄塞进每个岗位最自然的工作切口里——用印要关联、报销要关联、采购申请要关联、甚至实习生提交的日报，也被默认关联到其导师负责的项目下。

现在没人再问‘哪个是终稿’。因为‘终稿’这个词，在蓝点里已经退场了。取而代之的是‘当前阶段有效版本’，它由业务动作定义，而非人工喊话。上周五，产品部悄悄把Axure原型导出的ZIP包也传了上去，备注写着：‘本次上传含交互逻辑说明视频（见附件2），请测试组优先验证第7、12页跳转。’

文件还在流动，但混乱停泊了。