上周五下午三点，行政部小陈在钉钉群里发了条消息：‘各位，从下周起，会议纪要整理员这个角色，正式进入历史档案。’底下没人问‘谁接任？’——因为大家心知肚明：它没接任者，它退休了。

这事得从上个月说起。我们部门有块白板，常年贴着三张A4纸：一张是‘本周待办’，一张是‘已确认但未归档的会议记录’，还有一张写着‘谁还记得3月12号那个跨组需求评审会到底拍了啥板？’

不是没人记，是记了也散。有人用微信语音转文字，导出后错字连篇；有人用飞书文档实时协作，结果会开到一半，两位同事同时编辑同一行，把‘接口字段需校验’改成了‘接口字段需孝验’；还有人坚持手写，扫描件传到共享盘里，命名是‘会议_20240312_v2_最终版_真的最终版.jpg’。

真正转机，来自一次‘失败的复盘’。

那天我们拉了个7人线上会，讨论客户投诉响应流程优化。会议结束，照例等纪要。两小时后，运营小李发来一份Word，标题是《3.18投诉流程会（精简版）》，正文第一句写着：‘大家一致同意……’——可参会名单里明明有两人全程静音、一人中途退出、还有一人反复问‘刚才说的SLA是哪个缩写？’

没人质疑内容，但所有人都默默把那份纪要拖进了‘待确认’文件夹。后来发现，那周共开了11场会，产出13份纪要（含2个重复提交），其中5份被后续邮件推翻，3份在两周后被业务方指着说‘这和我们当时说的不一样’。

我们没急着换人，也没买新工具，而是干了件更笨的事：把过去三个月所有会议纪要的流转路径画成图。结果吓一跳——平均一份纪要要经历：主持人口头交代 → 记录人手打初稿 → 部门主管微信批注 → 修改后发群 → 有人补漏 → 再改 → 导出PDF → 手动上传至知识库 → 最后由行政同事核对命名规则是否符合《文档归档SOP_V2.3》。

11个环节，7次人工搬运，0次自动留痕。

转机出现在一个周五下班前。技术部老张路过茶水间，听见我们在叹气，顺手掏出手机点了几下，说：‘试试这个？我昨天给仓库配领料单，顺手搭了个会后动作流。’他分享的链接，是我们刚上线的蓝点通用管理系统里一个叫‘会后三件事’的轻流程：会议结束时扫码触发，自动抓取日历标题/参会人/预定时长；录音授权后接入ASR（我们用了讯飞的API，识别率比默认高12%）；关键决策项用结构化表单录入（比如‘责任部门’必须从组织架构树选，‘完成时限’必须是未来日期）；最后一步，系统生成带版本号、操作人、时间戳的PDF，并同步推送至对应项目空间和相关人员待办。

最妙的是‘异议窗口’设计：纪要发布后24小时内，任何参会人可在原文旁直接批注+@责任人，系统自动冻结该版本，启动修订流程；超时无异议，则自动归档并触发知识库索引更新。

我们没把它当‘AI会议秘书’宣传，就叫它‘会后三件事’。但它确实让‘整理员’这个角色慢慢淡出了。

现在，会议结束铃声一响，会议室门禁屏自动弹出二维码；销售总监扫完，顺手勾选‘已确认客户承诺交付节点’；产品同学在批注区敲：‘第3条方案需补充风控评估’，系统立刻把这条挂进法务组今日待办；而行政小陈，终于把那张‘谁还记得3月12号……’的A4纸撕了，换成了手绘的‘会议健康度看板’：绿色代表自动归档率＞95%，黄色是人工干预率在5%-15%，红色则标着‘请检查ASR模型是否需要重新训练’。

没人宣布取消岗位，但当最后一个‘纪要整理’工单在系统里变成灰色状态时，我们忽然意识到：有些工作，本就不该靠人来扛。

对了，上周IT反馈，有三个业务组悄悄复制了‘会后三件事’模板，改成‘客户拜访记录流’‘供应商审核清单流’和‘实习生每日任务签收流’——它们都没改底层逻辑，只是换了字段名和触发条件。就像老张说的：‘不是系统多聪明，是它终于肯听人话，而不是逼人学它说话。’