上周五下午三点，行政小陈蹲在茶水间角落拍了张照片：咖啡豆罐子见底，滤纸只剩两包，糖包堆得歪歪扭扭像快塌的积木。她没发钉钉群，也没贴便签——而是打开手机点开蓝点，选中‘茶水间耗材补货’流程，填了3个数字，点了‘触发’。

5分钟后，仓库同事手机弹出一条待办：【自动工单#CH-20240917-083】茶水间A区咖啡豆库存＜500g，滤纸＜10包，建议今日内补货至标准量（咖啡豆1.5kg/滤纸20包）。附现场照片一张，带时间水印和定位。

这事听起来小得不值一提，但背后是我们折腾了四个月才跑通的一条‘微管理流’。

起初真就是便签。贴在咖啡机侧面，字迹被水汽晕开过三次。后来换成Excel共享表，但总有人忘记填，或者填错单位（有人把‘包’写成‘盒’，结果仓库发来一箱24盒装的滤纸，够用半年）。再后来上了个轻量级OA，但补货申请要走审批流——买几包糖也要部门负责人点头？没人愿意点。

我们真正卡住的地方，不是技术，是‘管理颗粒度’。

太粗：全公司统一每月补货一次，结果研发楼咖啡消耗快、销售部几乎不用，库存要么告急要么积灰； 太细：每台咖啡机单独建档案、扫码登记每次取用量……行政同事当场辞职。

转机出现在上个月，IT老张试用蓝点搭了个‘耗材感知表单’：只设三个字段——设备编号（下拉选择：咖啡机A/B/C）、当前余量（数字输入）、是否急需（单选：是/否）。提交后，系统自动比对预设阈值（比如咖啡豆＜500g=急需），若触发，则生成工单并@仓库+抄送行政主管；若不触发，仅存档，不扰人。

最妙的是‘设备编号’这个设计。我们没给每台机器贴二维码，而是按楼层+功能区命名：‘咖啡机-3F-东侧茶水间’。新人入职培训时，只要记住‘找咖啡机，就看墙上贴的区域名’，填单零学习成本。

还有个隐藏彩蛋：所有补货记录自动聚合成一张动态看板。上月我们发现，‘咖啡机-5F-西侧’的耗材更换频次是其他点位的2.3倍，一查——旁边就是新成立的AI项目组，全员靠浓缩咖啡续命。于是行政悄悄把那台机器的默认补货量上调了40%，没开会，没发文，但咖啡没断过。

其实类似场景很多：绿植浇水周期、白板笔颜色库存、甚至碎纸机废纸袋更换提醒……它们共同特点是：高频、低价值感、无审批必要、但缺了就影响体验。传统管理系统嫌它太小，不做；手工管理又太容易漏。

现在我们管它叫‘呼吸式补货’——不靠人盯，不靠制度压，只是让物品自己‘说’它快没了。而系统做的，不过是听清这句话，再轻轻推给对的人。

前两天保洁阿姨第一次主动用蓝点提了个需求：‘请给B座2F女卫加装挂钩，现有3个已坏’。她不会打字，就拍了张照，选了‘设施报修’模板，点‘提交’。工单自动分派到物业，当天下午就换好了。

她说：‘原来填个单子，比扫健康码还简单。’

我笑着点头，没告诉她，那个模板，是她上个月抱怨挂钩晃悠时，我用蓝点15分钟搭出来的。