上周三下午，市场部小陈在3楼A会议室讲完Q3方案，转身想擦白板——手停在半空。那块蓝色软胶擦边缘发硬、背面沾着干掉的墨渍，像一块被遗忘多年的考古标本。她顺手拍了张照，发到行政群：‘这擦子还能擦出字吗？’

没人回。

第二天，保洁阿姨默默换了一块新的。再过两天，旧擦子又出现在原位。

这事听起来滑稽，但背后是行政同事老张连续五年没变过的日常：每月1号翻纸质台账，核对白板擦、马克笔、投影遥控器电池、USB-C转接头……这些不进ERP、不上财务报销主流程、连领用都要‘找人签字’的‘毛细血管级耗材’，常年游离在管理雷达之外。

它们太小，不值得上系统； 它们太散，没法走标准采购流程； 它们太常丢，一盒蓝笔三个月内能消失七支，却查不出谁拿、何时用、用在哪。

直到上个月，我们试了蓝点通用管理系统里一个叫‘耗材巡检快表’的轻应用——不是买来的成品模块，是行政部小杨自己拖拽搭出来的。

她只做了三件事：

1. 新建一张‘耗材资产卡’，字段包括：位置（下拉选择：3F-A会议室/茶水间B/打印区C）、品类（白板擦/白板笔/电池/转接头）、状态（可用/将坏/已坏/缺失）、最后检查人、检查时间；
2. 给每类耗材设了个‘临界值’：比如白板擦少于2块就标黄，0块标红；
3. 在每个常用点位贴了二维码，扫码即跳转到对应卡片，点击‘报缺’或‘更换’，自动带出位置和时间戳。

没有审批流，没有通知模板，甚至没配消息推送——因为大家习惯性扫完就走，而系统自动把‘3F-A会议室白板擦=0’这条记录顶到了行政后台首页最上方，还加了小铃铛图标。

变化来得特别安静。

第三天，IT同事老周路过3F-A，顺手扫了码，填了‘已补2块新擦’； 第五天，实习生小林在茶水间发现马克笔只剩一支，扫码填完，顺手把旧笔壳扔进了回收桶； 第七天，老张打开后台，发现过去一周‘耗材异常上报’共17条，其中14条由非行政人员提交，平均响应时间从原来的3.2天缩短到8小时。

最意外的是数据反哺：导出月度报表时，我们第一次看清——82%的白板擦损耗集中在周一上午，且90%发生在有外部客户来访的会议室。原来不是大家不爱惜，而是高频使用+临时更换+无归还提醒，让‘擦子失踪案’成了系统性漏洞。

后来我们微调了规则：所有带访客日程的会议室，在预约成功后自动向行政端推送一条‘请提前补足白板擦×2+蓝黑双色笔各1支’的待办。这条待办不发微信、不打电话，只静静躺在蓝点后台‘今日需处理’栏里，点一下就能标记完成。

现在，没人再记得谁最早提议做这个。它就像办公室里新装的感应灯——你不会夸它多智能，但当你伸手去够那块白板擦时，指尖触到的是干净柔软的胶面，而不是黏腻的陈年墨渍。

有些管理，本就不该靠记忆、靠催促、靠某个人的敬业心兜底。它只需要一个足够低的入口，和一点让普通人愿意顺手点一下的设计。

（附：我们没买任何耗材管理SaaS，也没定制开发。蓝点官网‘模板市场’里搜‘行政巡检’，第一个就是小杨上传的‘轻量耗材看板’，字段和逻辑都开源，可直接复制。）