上周三下午，我帮隔壁科室打印一份《外包人员临时门禁申请表》，顺手翻了下他们钉钉群里的历史文件——光是2024年，这张表就迭代了7版。第1版手写，第3版Excel带下拉，第5版加了‘是否需同步推送至安保系统’复选框，第7版……干脆拆成两个表：一个给申请人填，一个给IT后台配权限。

没人觉得这不对劲。直到上个月，新来的实习生小吴被派去整理‘所有登记类表单’，三天后交来一份Excel，标题叫《行政部表单生态图谱（含失效/半失效/疑似僵尸版）》，共137行，其中42行标注‘最后一次使用为2023年Q4，关联流程已停用但表单仍挂在OA首页’。

我们这才发现：不是流程太多，是表单太‘懒’。

很多登记动作本该是一次性、轻量级的——比如实习生报到要填的《工位配件申领单》，按理说填完、仓管扫码确认、邮件自动发给IT开通邮箱，就该结束。但现实是：它先出现在OA里，再导出PDF给仓管签字，再拍照传回钉钉群，最后由行政员手动录入ERP做资产台账。中间卡点全靠人盯、靠截图留痕、靠微信问‘你签完没？’

问题不在人，而在‘登记’这件事本身被固化成了‘必须有独立入口+独立审批流+独立归档路径’的仪式。哪怕只是登记一把椅子的轮子型号，也得走完‘发起→部门审核→行政复核→归档→抄送IT’五步。

后来我们试了个笨办法：把所有‘登记类动作’拎出来，只保留最原始的字段（申请人、时间、关键对象、期望结果），其余全砍掉。比如《打印机耗材登记》原来有8个字段，现在只剩3个：谁领的、领了啥（下拉选：硒鼓/粉盒/纸张）、领给哪台设备（扫码枪扫机身二维码）。剩下的——库存扣减、采购提醒、保修到期预警——全交给后台自动算。

真正转机来自蓝点通用管理系统。不是因为它多炫，而是它允许我们‘不建表单，先建动作’。比如‘领硒鼓’这个动作，我们只定义了三个触发条件：扫码识别设备、选择耗材类型、提交。系统自动生成一条记录，并立刻触发三条后续：1）库存表自动-1；2）若该型号库存＜3，则向采购员推送待办；3）若该设备上次换硒鼓已超180天，自动邮件抄送运维组。

最妙的是，它不强迫你命名‘表单’。小吴在后台新建时，直接打字‘领硒鼓’，系统就生成一个绿色小按钮，嵌进钉钉工作台。没人再问‘这个该走哪个流程’，因为动作即流程。

现在我们行政部有个新默契：凡是要新增登记表，先问一句——‘能不能让它自己动起来？’如果答案是否定的，那大概率不是流程问题，是这张表根本不需要存在。

昨天保洁阿姨来领两卷擦窗布，掏出手机扫了扫库房门口的二维码，选‘擦窗布×2’，点提交。三秒后，她手机弹出提示：‘已登记，布料已从A3货架取走，下次补货预计6月12日’。她愣了一下，说：‘哎？这回不用找人盖章啦？’

我说：‘不用，它认得你，也记得布。’