上周五下午四点，我收到市场部小陈的微信：‘王经理，这次周会的纪要又没发全，行动项里没写清楚谁负责AI文案初稿，法务说他们不认这个版本。’

我点开邮箱——果然，那封标题为‘【2024-Q3-第12次跨部门协同会】纪要_v3_final_真的final’的邮件，已沉底到第4页。收件人栏里17个邮箱地址，其中6个标着‘已读未回’，3个干脆退信：‘收件人已设置自动过滤规则，拒绝接收含“纪要”“待办”“v3”字样的邮件’。

这不是段子。我们团队真有‘会议纪要过敏症’——不是不想看，是看吐了。

过去三年，我们用过四种方式记录会议：

• 最初是会议室白板手写+拍照，行政同事手动转成Word，发完后销售总监在群里问‘谁去改PPT？’没人应；
• 后来上了某知名在线协作文档，结果每次会后2小时，文档里冒出12条批注、7个不同颜色的高亮、4个被删掉又恢复的段落，最后连主持人自己都分不清哪版是决议；
• 再后来买了SaaS会议系统，自动生成语音转文字纪要，但把‘客户LTV模型’听成‘客户LV模型’，把‘下周三前同步法务’记成‘下周五前同步发务’；
• 上个月试了AI摘要工具，输出漂亮极了：‘本次会议聚焦协同增效与价值对齐……’——可没人知道‘价值对齐’具体指让谁改哪份合同第几条。

问题不在技术差，而在‘纪要’本身被当成了归档物，而不是执行触发器。

直到上月，我试着在蓝点通用管理系统里建了个‘会议纪要生成器’。没找IT，没写需求文档，就花了5分钟：

1. 新建一张表单，字段包括：会议主题（下拉选择）、主持人（关联人员库）、关键结论（富文本）、行动项（子表单：事项描述/责任人/截止日/交付物类型）；
2. 设置一条简单规则：当‘行动项’子表单中新增一条记录，且‘责任人’字段被填入，系统自动向该责任人发送站内通知+邮件（模板里嵌入了‘你被指定为【XX事项】唯一执行人，请于【日期】前上传【交付物】至本记录附件区’）；
3. 给每个部门负责人开通‘纪要订阅’权限：他们只看到自己部门被分配的行动项，且点击‘完成’按钮后，该条目自动变灰并带时间戳，不可编辑。

第一次用它发纪要，是周三下午的渠道策略会。散会前，我把刚填好的表单点‘发布’——5秒后，销售总监手机弹出提示：‘你有一条新任务：在3个工作日内提交华东区经销商返点方案V2（PDF格式），请上传至【20240619-渠道会】记录附件’。他当场点开，下载了会议原始录音（我们顺手把录音也挂进了附件）。

最意外的是财务部。以前他们总说‘等我看到完整签字版再走流程’，这次纪要发出22分钟后，财务小刘在系统里点了‘确认接收’，并在行动项旁加了条备注：‘已同步预算组，该事项将纳入Q3费用预审清单’。

后来我翻后台数据，发现这版纪要的‘平均阅读时长’是8分17秒（过去平均2分33秒），‘行动项完成率’首周达68%（之前最高31%）。更妙的是，没人再截图转发、没人另建Excel追踪表——因为所有进展都实时挂在原记录下，连法务同事都在评论区@我：‘第3条法律风险提示，我们已更新附件《合规边界说明V1.2》’。

现在我们管它叫‘活纪要’——它不存档，它开工；不总结过去，它启动下一步；不追求全面，它只确保‘谁、在何时、交什么’三个要素像钉子一样楔进执行链。

上周市场部小陈又找我，不过这次是问：‘王经理，能不能把‘新品上市节奏会’的模板也配一下？我们想把‘媒体排期确认’和‘KOC样品寄送’两个动作也加进去。’

我打开蓝点，在原模板上复制粘贴，改了两处字段名，3分钟搞定。她自己试填了一条，系统立刻给她推送了‘请于明日10点前确认首批12家KOC名单’的通知。

她愣了两秒，笑了：‘原来纪要不是病历，是处方单啊。’