小周不是IT，也不是行政主管，她是公司里唯一一个被HR正式任命为‘会议室协调员’的人——这个头衔写在工牌背面，是去年Q3全员流程梳理时临时加的，连OA系统里都找不到对应岗位编码。

起因特别具体：B座302会议室，上午10:00-11:30被市场部预约做新品脑暴，11:30-12:00被财务部标为‘税务稽查材料核对（严禁打扰）’，而11:45，销售总监发来微信：‘小周，302能插个15分钟吗？客户突然到访，要签意向书。’

没人错，但全错了。

以前的解法是‘电话拉锯战’：小周挨个打电话，听语气、猜优先级、记口头承诺，再手写一张贴在门上的便签条——‘已协调，11:45-12:00销售临时占用，请财务移步305’。结果上周，财务老王推门看见销售正和客户握手，当场掏出手机拍了张照发进‘行政吐槽群’，配文：‘会议室不是共享充电宝，插拔不能随心所欲。’

转机来自一次偶然。小周在帮法务整理合同归档规则时，发现对方用蓝点通用管理系统搭了个‘条款效力状态看板’：不是简单的‘生效/失效’二选一，而是细分出‘待签署’‘已签署未用印’‘用印中（法务在盖章）’‘已寄出未签收’‘签收超48h未反馈’等11个状态，每个状态自动触发不同提醒、不同权限、不同字段可见性。

她盯着那张看板看了三分钟，突然把茶水间的便利贴全撕了。

第二天，她在蓝点里新建了一个‘会议室资源池’应用，没动一行代码，只用了拖拽：

• 把302、305、401等6间会议室设为‘主对象’；
• 新建17个状态标签：‘清洁中（拖地）’‘设备调试（投影未校准）’‘静音模式（录音会议）’‘预留30min缓冲’‘物理隔离中（玻璃贴膜）’‘白板未擦’……甚至包括‘刚开完会，空气里有咖啡味，建议通风10分钟’——这是她自己加的，纯属个人执念，但系统真就认了；
• 每个状态绑定不同动作：比如‘清洁中’自动屏蔽所有新预约；‘静音模式’则只允许带‘保密协议编号’字段的预约单进入；
• 最关键的是‘缓冲期’逻辑：任何会议结束前15分钟，系统自动将该会议室置为‘预留30min缓冲’状态，并向下一任预约人推送一条消息：‘您预约的302室原定14:00开始，当前上一场会议预计13:52结束，含设备复位+白板清理，实际可用时间为14:05。是否接受顺延5分钟？[接受][改约其他时段]’。

第一个月，302室冲突下降76%。更意外的是，市场部主动提出把‘脑暴’状态细分为‘发散阶段（禁手机）’和‘收敛阶段（需投影）’；IT悄悄加了个‘网络压测中’状态，避免直播会议撞上服务器巡检。

现在小周的电脑右下角常驻一个小窗口，显示6间会议室的实时状态流。它不叫‘智能调度系统’，她管它叫‘时间套利仪表盘’——因为真正被优化掉的，从来不是分钟数，而是人与人之间反复确认、道歉、再确认的那部分情绪成本。

上周销售总监又发来微信：‘小周，302明天10:00能空出来吗？’ 她回得很快：‘可以，但系统显示您上次用完没点‘白板已擦’，所以默认还处于‘遗留创意字迹’状态。要我远程帮您打个勾，还是您亲自来擦？’ 对方秒回：‘我擦。马上。’

——原来管理最锋利的切口，有时就藏在‘谁来擦白板’这种事里。