上周三下午三点，我照例去B座302开月度内训复盘会。推开门，白板上还留着上个月的脑图——中心词是‘新讲师认证流程优化’，四周密密麻麻挂着12个带红圈的‘待跟进’便签。其中一张写着‘找HR确认资质模板V2’，右下角潦草地标注‘4.11’——那是47天前。

没人擦。不是忘了，是不敢擦。

我们部门用的是共享白板+拍照归档的老办法。每次会议结束，行政同事拍张照上传到钉钉群，再手写一份纪要发邮件。可白板上的行动项从不自动清空，也不标记状态。久而久之，它成了‘待办墓地’：新任务叠在旧任务上，模糊、重影、意义不明。有次新来的实习生指着一张写着‘同步法务’的便签问我：‘这个同步完成了吗？’我翻了三页会议记录、查了两周邮件、又问了法务同事，最后发现——那其实是去年Q3合规培训遗留的尾巴，早就失效了。

真正让我下决心改的，是一次尴尬的客户拜访。对方培训负责人指着我们提供的《联合交付SOP》里一条‘内部对齐动作’说：‘你们写的是“每周同步进度”，但我们对接人过去三个月只收到过两次微信截图。’我当场打开自己手机相册翻会议照片，结果在第27张白板照里，赫然看到那条‘每周同步’被画了个叉，旁边批注‘改双周，等排期系统上线’——而那个‘排期系统’，早在两个月前就因预算冻结取消了。

问题不在人懒，而在‘擦除’没有规则。

我们试过贴便利贴覆盖、用不同颜色笔区分时效、甚至买过带定时提醒的电子白板——但所有方案都卡在一个点上：行动项的生命力不该由人脑记忆来维持，而该由它的上下文自动判定。

后来我试了蓝点通用管理系统里的‘动态擦除字段’功能。不是简单设个‘过期自动归档’，而是建了一组轻量逻辑：

• 若行动项类型为‘跨部门协同’且责任人角色为‘已离职’或‘岗位调整’，则72小时后自动转为‘待接管’；
• 若状态为‘等待输入’且超时5个工作日未更新，且关联文档未被打开过，则降级为‘观察项’并移出主看板；
• 若同一事项在3次会议纪要中重复出现且无进展标记，系统弹窗提示：‘是否合并为长期跟踪议题？’

最妙的是‘白板映射模式’：我把每次会议拍照上传后，用蓝点的OCR识别+关键词锚定（比如自动抓取‘→’符号后的文字作为行动项），再手动勾选责任人和截止日——之后所有擦除逻辑就跑起来了。上周五我打开看板，38个历史行动项里，21个已自动归档，9个转为‘待接管’并推送给了新对接人，剩下8个带着黄色感叹号浮在顶部：‘需人工确认是否延续’。

昨天行政同事悄悄跟我说：‘现在擦白板前，我会先打开蓝点看一眼待办流。有次真擦错了，系统立刻在手机弹了条消息：‘您正删除的事项已被3人引用，请确认是否同步清除知识库关联条目。’我手一抖，没敢下手。’

现在B座302的白板还是那块，但上面的字，终于开始呼吸了。