上周三下午两点，市场部要开季度复盘会，我提前二十分钟去602会议室检查设备——投影仪亮着，空调调好了，电脑连上了，唯独白板笔架上空了三格。不是没笔，是笔都‘活着但写不出字’：两支漏油糊成一团，一支笔帽丢了滚进桌缝，剩下五支捏在手里像握着干枯的芦苇杆，划两下就断线。

这不是第一次。我们楼里12间常用会议室，平均每月报修/补领白板笔41次，其中68%的工单备注写着‘笔没水了’或‘颜色发灰’。IT同事笑说：‘你们行政管人管事还管墨水氧化？’

可真管起来，才发现这事比想象中复杂。

白板笔不是螺丝钉——它没有统一型号（采购分三年、四家供应商、七种色号），没有固定更换周期（有人一支用三个月，有人三天就写废），更没有‘报废’标准（写不出来算坏？颜色变浅算坏？笔尖劈叉算坏？）。以前靠Excel登记‘领用日期+颜色+品牌’，结果去年查库存时发现：系统里显示‘黑笔剩余12支’，实际打开柜子，7支是2022年产、乙醇挥发过半的‘僵尸笔’，3支被谁拿去当记号笔画了A3纸，剩下2支正躺在某位总监白板边沿，笔帽朝天，墨囊朝地，静默待命。

转机来自上个月试用蓝点通用管理系统时，我随手建了个‘办公耗材’模块。没急着套模板，先蹲在白板架前拍了半小时照片：每支笔的生产批号（有些印在笔杆底端）、当前墨量目测等级（满/半/微/干）、最近一次使用人（翻了三周会议签到表+扫了白板右下角指纹区）、甚至笔帽是否完整（用手机闪光灯照缝隙）。

然后，我加了四个自定义字段：

• 【墨水活性指数】：数值型，0～100，由‘出厂日期’自动计算衰减（按厂商标称保质期18个月，每月衰减1.2分），再人工微调（比如某支蓝笔上周刚被设计部狂涂脑图，扣5分）；
• 【临界预警状态】：单选字段，设为‘可续用（>60）’‘建议替换（40–59）’‘暂停出库（<40）’；
• 【物理完整性】：多选，‘笔帽完好’‘笔尖未劈’‘无漏墨’‘无粘连’，缺一即标黄；
• 【最后活跃位置】：关联会议室位置码，每次扫码归还时自动更新，不用手填。

最妙的是‘临界预警状态’和‘物理完整性’能联动触发提醒：当一支笔同时满足‘活性<45’且‘笔尖劈叉’，系统不仅给我的待办推一条‘602会议室#B07白板笔需回收’，还会悄悄抄送保洁阿姨的账号——她每天巡楼收垃圾，顺手把这类笔塞进‘耗材再生盒’，第二天技术部就拿去拆解回收酒精芯。

试行六周后，会议室白板笔‘失效率’从原先的每周8.3支降到1.1支。更意外的是，财务部发现：过去半年采购白板笔花了2,840元，其中37%买的是重复型号（因为找不到旧库存记录）；现在系统里点一下‘按活性排序’，采购员直接导出‘急需补货清单’，上月采购额降了22%，且新入库的24支全带RFID贴纸，扫码即录活性起点。

昨天，运营部小张来借笔，我递给他一支新拆封的绿笔，顺手扫了下笔杆上的二维码——页面弹出：‘活性98｜出厂2024.06.12｜首用602会议室｜当前在您手中’。他愣了下，笑了：‘原来白板笔也有简历啊？’

我点点头，没说出口的是：它还有KPI——下个月末活性不能跌破75，否则自动进再生流程。而我的KPI之一，就是让它永远别活成‘幽灵耗材’。