去年底整理2023年合同台账时，行政小陈在Excel里翻了三天，最后发来一张截图问我：‘王经理，这份‘XX服务协议补充条款（2023.11签）’的附件里，第2页是手写批注，第5页有骑缝章，但命名全是‘附件1.jpg’‘附件2.jpg’——法务说要留红章页原件，那我该归哪一页？’

这不是个技术问题，是个管理断点。

我们原先的合同审批流程里，附件上传环节只有两个字段：‘文件名（必填）’和‘备注（非必填）’。大家习惯性把整份PDF拖进去，再在备注里打一行‘含签字页’。法务初审时得手动打开每个附件翻页找红章，平均一份合同多花47秒——不算多，但全年近1200份合同，就是9.4小时。更麻烦的是，去年有两份纠纷合同调档时，发现系统里存的只是扫描封面，真正的签字页压根没传上来。

后来我们试了三轮调整：

第一轮，加了个‘请勾选附件性质’的单选框，选项是‘全文PDF’‘签字页截图’‘盖章页特写’。结果两周后发现，83%的人还是选‘其他’——不是不会用，是觉得‘反正法务会看，我点哪个不都一样’。

第二轮，我们把‘其他’删了，强制四选一：‘合同正文（含双方签章）’‘仅乙方签字页’‘仅甲方盖章页（红章）’‘骑缝章+页码连续页’。上线当天，IT老张在茶水间拦住我：‘你们是不是改错了？我传个完整PDF，系统非让我拆成三份上传？’

我说：‘对，就是让你拆。’

他愣了两秒，掏出手机翻出上周被退回来的采购合同——原来他传的是带水印的内部评审版，法务退回时只写了‘版本不符’，他根本不知道问题出在第4页右下角那个‘草稿-勿外发’的灰色字。

第三轮，我们在每个选项后面悄悄加了一行小字提示：

• 选‘仅甲方盖章页（红章）’ → 系统自动校验图片DPI≥300，且检测红色色值范围；
• 选‘骑缝章+页码连续页’ → 要求至少上传2页，页码必须连贯（如P12/P13），否则弹窗提醒‘请确认是否漏传中间页’。

变化是从法务部内勤小吴开始的。她发现，只要选对了类型，系统会在待办列表里自动给合同标上颜色：蓝色=待补签字页，橙色=红章页缺失，绿色=全要素齐备。她不再等邮件催，而是每天上午十点打开‘红章页待补’清单，挨个微信问业务员：‘李哥，您昨天签的那份，红章页拍了吗？我这看着还是灰色呢。’

更意外的是，上个月法务主管主动提需求：能不能在‘仅甲方盖章页（红章）’这个选项下，增加一个子分类‘电子签章（可信时间戳）’？他们正在试点用区块链存证，需要把不同签署方式的附件分开归档。

我们没急着开发，而是拉着法务、IT、行政一起开了个45分钟的‘附件类型复盘会’。会上小吴掏出她的笔记本，里面贴着三张便签：

• 第一张画了个漏斗，标注‘上传→识别→归档→调阅’四个环节，每个环节旁边写着谁在卡点；
• 第二张是张Excel截图，列着近三个月‘红章页缺失’的合同，按业务部门排序，前三名分别是市场部（32%）、供应链（28%）、海外事业部（19%）；
• 第三张最简单：‘下次别让我猜哪页是红章了。’

现在我们的附件类型字段，已经衍生出7个细分选项，还支持各部门自定义新增。比如财务部加了‘银行回单（带凭证号）’，HR加了‘背调授权书（含身份证反面）’。这些都不是IT做的，是各组在蓝点通用管理系统里，用拖拽表单组件+简单逻辑规则自己搭出来的——法务搭完，顺手把权限设成‘仅本部门可见’；HR搭完，直接分享链接给新员工当培训素材。

上周审计抽查，翻了20份合同电子档。审计老师指着屏幕说：‘你们这归档逻辑，比我们所里的还细。’

我笑了笑，没说是怎么来的。

其实是从一个没人点的下拉框开始的。