老张在公司干行政第14年，经手过6次整层搬迁、11次部门拆分合并、3次办公系统大换血。他最怕的不是搬箱子，而是‘人走了，工位空了，但谁该接那台打印机的维保合同？谁记得茶水间净水器滤芯上次更换是哪天？’

去年初，市场部小陈离职前，把工位上那台用了五年的惠普MFP复印机的维保单、耗材订购记录、甚至和物业协调过的电源插座改造照片，全塞进一个叫《2023-07-12_陈-工位B3-设备备忘》的Excel里，发给了行政助理。老张打开一看，头大：表格有8列、43行，但没有时间轴，没有责任人变更标记，更没人说明‘2023.9月起，扫描功能权限移交至设计组’这件事——直到设计组某天打不通扫描服务器，才打电话来问。

这事之后，老张没急着推新制度，反而蹲点观察了两周：发现真正被反复查阅的，不是设备参数，而是‘谁经手过’‘什么时候改过’‘为什么这么改’。比如净水器滤芯，采购说‘按季度换’，但实际记录显示，2022年Q3因高温停机两次，Q4就提前了12天更换——这个‘为什么’，只藏在维修工单附件的一句手写备注里。

他试着用蓝点通用管理系统搭了个极简模块，就三张表：‘工位主表’（含楼层/编号/当前使用人）、‘设备附表’（可关联到主表，带‘启用日期’‘最近维保日’‘权限移交记录’字段）、‘变更日志’（自动记录每次编辑人、时间、修改项，且支持手动填‘变更原因’，比如‘因设计组扩编，B3区扫描权限开放至全员’）。关键不是多高级，而是——所有字段都能由老张自己拖拽增删，连‘是否含涉密配件’这种冷门选项，他下午加完，晚饭前就上线了。

最意外的是‘日志回溯’功能。上周IT重装B5区网络，顺手把老张标为‘待确认’的旧AP位置图覆盖了。他点开‘变更日志’，找到三天前自己上传的版本，直接恢复——不是恢复整张表，而是只还原那个PDF附件。旁边同事探头问：‘这也能撤回？’老张笑：‘不是撤回，是它自己记住了你当时为啥传这个。’

后来他发现，保洁阿姨扫楼时会用手机点开‘工位主表’，查哪个工位贴了‘勿动-样品展示中’标签；新来的实习生第一天，不用背《行政百问》，直接搜自己座位号，就能看到‘此工位桌面下第三格抽屉存放备用网线’‘左侧插座仅支持USB-C快充’——这些信息，全是前任留下的‘变更原因’里顺手写的。

没有SOP手册，没有培训PPT，只有一张不断生长的日志表。它不教人怎么管理，只是让每一次微小的交接，都留下可辨认的指纹。