上周三下午2点，市场部要开新品复盘会，行政小张提前两天在钉钉上点了预约——系统显示‘会议室A可用’。结果人刚到门口，发现门开着，IT组正在里面调试投影仪。再一看后台记录：IT组压根没走预约流程，只是微信里跟小张口头说了一声‘借一下’。

这不是孤例。我们公司12个会议室、7个共享白板、4台高配演示笔记本，全靠Excel登记+微信群吼。上个月财务总监想用带双屏的‘战略室’谈融资，翻了三天预约表才发现：那间屋被销售部连续占了17次，每次写的是‘客户拜访’，实际是内部模拟谈判——没人填真实用途，也没人校验合理性。

后来我们试了个笨办法：不改流程，先画一张‘资源冲突表’。

不是那种花里胡哨的甘特图，就是一张极简的二维表：横轴是时间（按30分钟切片），纵轴是资源（会议室A、B、C…白板1号、移动支架…甚至包括‘需要提前接HDMI线’这种隐形依赖）。谁填表，必须勾选‘是否需IT支持’‘是否需打印材料’‘是否涉及外部人员’三个强制字段——不是为了审批，是为了让冲突‘自动浮出来’。

比如，当销售部填‘会议室B，周三14:00-15:30，需IT支持’，这张表立刻标红：同一时段，IT组排班表里只有老王一个人在岗，而他正被标记在另一个会议室修音响。系统不拦你，但红得刺眼。

我们没买新系统，最初就用蓝点通用管理系统搭的这张表。它有个特别实在的地方：不用找IT写代码，自己拖拽就能加字段——比如后来发现‘是否带咖啡机’也影响使用体验（有人抱怨会议中途断电导致咖啡机停摆），第二天就在表里加了一列开关按钮，还设了联动规则：‘若勾选咖啡机，则自动检查该楼层配电负载状态’（对接了物业的简易API）。

最意外的收获，是暴露了‘伪需求’。有次市场部连约五天‘创意角’（一个带软垫和磁性白板的小隔间），理由是‘头脑风暴’。结果蓝点后台导出使用热力图发现：他们只在上午10:15–10:45真正在用，其余时间白板没动过，椅子也没挪过。后来大家笑称：‘原来不是缺空间，是缺闹钟’。

现在这张表成了行政部的‘非正式KPI’——不是看预约量，而是看‘红标出现次数周环比’。降了62%，说明协调成本真下来了。更妙的是，它倒逼出一条土规矩：谁填表时乱选‘无需支持’，结果现场卡壳，下次就得自带网线和转换头。

前两天保洁阿姨路过，指着平板上那张表问：‘这红格子，是不是代表我拖地得绕着走？’我们愣住，随即给她开了个只读账号——她现在能看见哪些房间‘已清洁未启用’，顺手把快没墨的打印机也标成黄色提醒。管理没那么玄，有时候就是让对的人，在对的时间，看见对的颜色。