上周五下午，行政组小林又在会议室门口蹲了半小时——不是等人，是在等会议结束的前30秒，掐着表冲进去收材料、拍照、手打要点，再比对录音转文字稿。她桌上贴着一张泛黄便签：‘王总说的‘下季度试点’，不是‘下季度点试’；李工提的‘灰度发布’，别写成‘灰色发布’……’

这不是个例。我们公司去年统计过，平均一场2小时的技术协调会，产出1876字纪要，但其中23%的内容需要返工：错别字、职务称谓不统一（‘张经理’和‘张主管’混用）、行动项责任人漏标、时间节点模糊（‘尽快’‘下周左右’）。更头疼的是，没人敢说‘这版纪要可以发了’——因为上一次发出去的纪要里，把‘暂停接口联调’误写成‘暂停接口联动’，导致开发组多干了两天无用功。

后来我们试了三套方案：

第一套是买AI纪要工具。结果它把‘陈总监提到的‘熔断阈值’调高到85%’识别成‘熔断域值’，还把‘压测’全替换成‘压力测试’，术语全乱套；第二套是让会议主持人自己填结构化模板，可连CTO都在会上边讲边改PPT，哪记得填‘谁在什么时间前交付什么’；第三套最土——我们打印出纪要初稿，用三种颜色荧光笔人工标注：蓝色划术语、黄色圈责任人、粉色框时间节点，再传阅签字。结果传到第五个人时，纸角卷了，粉色框被咖啡渍晕开了一片。

转机来自一次偶然。小林在蓝点系统里搭了个‘纪要校验看板’，没用任何代码，就拖了三个模块：

• 一个‘术语词典’表（手动录入了67个内部高频术语，比如‘灰度发布’‘SLA达标率’‘OBM流程’，每个词条附带标准写法+反例）；
• 一个‘角色映射’表（把‘张伟’自动关联到‘技术部-后端组长’，确保纪要里统一称‘张组长’而非忽而‘张工’忽而‘张老师’）；
• 一个‘行动项检查器’（只要文本里出现‘请XX负责’‘需在X日前’这类句式，就自动弹出字段补全提示：责任人姓名、截止日期、交付物类型）。

她把会议录音转文字稿直接粘进蓝点的‘纪要草稿’字段，系统立刻标出两处红： ① ‘OBM流程’被写成‘OBM流成’——触发术语词典报警； ② ‘前端组三天内配合’后面没跟具体日期——行动项检查器挂起一个待办，直到填入‘2024-06-28前’才放行。

更妙的是，她给部门秘书、对应项目经理、法务接口人各设了一个‘校验权限组’，每人只能看到自己负责盯的那部分：秘书只看称谓和格式，项目经理只盯行动项，法务只扫‘免责’‘兜底’‘不可抗力’等关键词。三个人不用碰头，各自在系统里点‘通过’或‘驳回+批注’，所有痕迹留痕可溯。现在小林交纪要前，会先看右上角那个小图标——三颗星全亮，才敢点发送。

有次市场部临时加会，90分钟，散会时小林已经把带批注的终稿发到了钉钉群。运营同事回复：‘这次‘用户分层模型’没写成‘用户分层模式’，感动。’

其实没那么玄。就是把过去靠人脑记忆、靠便签提醒、靠传阅画圈的事，拆成三双不会疲倦的眼睛：一双认字，一双认人，一双认事。它们不替代思考，只守住底线——比如不让‘灰度’变‘灰色’，不让‘张组长’在同一篇纪要里变成‘张主管’，不让‘尽快’这种词溜进正式文件。

上周行政主管悄悄跟我说：‘小林最近没再囤咖啡了。’

我打开蓝点后台看了眼她的操作日志——过去30天，她新建了4个校验规则，修改了11次术语词典，驳回了7份未填截止日的行动项。没有一句‘谢谢系统’，但她在‘纪要校验看板’的备注栏里写了行小字：‘今天‘熔断阈值’拼对了，奖励自己一颗糖。’