去年整理旧档案柜时，我蹲在行政部最里侧那个锈迹斑斑的铁皮柜前，手摸到第三层时，抽出一份2014年的《物业维保补充协议》，纸边发脆，胶水开裂，右下角还沾着半片干掉的茶叶——估计是当年某位同事边喝茶边签字留下的‘历史印记’。

这不是孤例。整个柜子塞了73个牛皮纸袋，编号混乱，有的写‘2018-合同类-备用’，有的只潦草写着‘张工拿走过？’；更绝的是，有5个袋子连标签都没贴，靠颜色区分：灰蓝=IT类，米黄=保洁外包，深绿=……没人记得清。

我们叫它‘文件归档盲盒’——打开前永远不知道里面是有效协议、作废草稿，还是某次团建签到表混进去的‘幽灵文件’。

起初想外包扫描，报价单列得明明白白：‘按页计费，每页3.2元，含OCR识别、基础分类、PDF封装’。但对方项目经理翻完我们一摞‘盲盒’后，默默把‘基础分类’四个字划掉了，说：‘您这分类逻辑，得先招个档案学博士驻场两周，再谈OCR。’

后来我们试过几种路子：

• 用现成的OA系统‘合同管理模块’，结果发现它默认只收PDF，且强制要求填‘签约方全称’‘金额大写’‘履约截止日’——可我们那些手写补充条款的传真件，连公章都模糊，哪来的结构化字段？
• 拉Excel做索引表，第一周录入了217份，第二周发现‘中XX科技有限公司’和‘中XX科技（北京）有限公司’被当两家录了，第三周有人把‘2022年续签版’误标成‘2022年首签’……
• 还试过扫码枪+云盘方案，扫完才发现，很多合同背面贴着便签条，写着‘已作废，见附件2023-08补丁’——而附件2023-08根本没扫。

转机出现在行政小陈身上。她不是IT出身，但爱折腾表单，有次帮法务部搭了个‘诉讼材料自查清单’，用蓝点通用管理系统拖拽出带条件跳转的流程：选‘是否涉外’→自动展开‘外汇登记号’字段；勾‘已提交法院’→弹出‘案号录入框’并锁定前面所有编辑权限。她说：‘我就当它是高级便利贴，贴哪儿、写啥、谁能看到，我自己画圈。’

我们让她试试归档。她没碰扫描仪，先花半天时间翻完所有盲盒，手写记下6类‘肉眼可辨特征’：

1. 是否带骑缝章（是/否/模糊）
2. 签字处有无‘张三代李四’字样
3. 页眉是否含‘终稿’‘V2’‘修订于202X.XX’
4. 附件页数是否与正文‘共X页’一致
5. 是否夹带非合同纸（如报价单、微信截图打印件）
6. 当事人手写备注位置（首页右上/末页左下/骑缝章旁）

然后她在蓝点里建了个‘合同体检表’，每个特征都是单选/多选/文本框，还加了个‘盲盒ID’字段（直接用手机拍袋面编号，OCR识别后粘贴）。录入时，她边看边点，像玩解谜游戏：‘这个灰蓝袋，骑缝章糊但有‘V2’，页眉写着‘修订于2019.03’，附件比正文少1页……嗯，打标【待补附件】+【版本存疑】。’

更妙的是‘关联视图’功能。她把所有标了【待补附件】的记录，一键生成共享看板，推给法务和采购；把【版本存疑】的单独拉个过滤列表，打印出来贴在茶水间——大家路过顺手就能认领：‘哎，这份是我改的，V2后面还有V2.1，U盘里有！’

三个月后，73个盲盒变成412条结构化记录，其中137份确认作废（盖了‘作废’红章并拍照存证），68份补全了缺失页，剩下207份完成双人复核归档。最意外的是，财务从‘待补附件’列表里扒出3份漏报的印花税凭证，退回来2.8万元。

现在新合同进来，前台小妹扫完码，直接在蓝点里选‘类型’‘主责部门’‘密级’，系统自动生成带水印的归档编号，顺便推送提醒给法务做合规初筛——不再等攒够一摞再‘突击整理’。

上周审计来查2017年供应商变更记录，我要了3分钟：筛选‘类型=供应商协议’+‘年份=2017’+‘状态=生效’，导出PDF，附上当时在蓝点里留的审核批注截图（‘已比对工商变更登记，一致’）。审计老师翻了两页，抬头问：‘你们这归档逻辑……谁设计的？’

我指了指茶水间那张贴满便利贴的‘盲盒解谜进度墙’，说：‘是小陈，她觉得，管文件不是管纸，是管住人看到它时，心里冒出来的第一个问题。’