去年Q3，市场部提了个预算追加申请——28.5万元，用于临时增加的抖音信息流投放。财务部小陈盯着邮件里那张Excel截图看了三分钟，最后回了句：‘请附原始报价单、比价记录、ROI测算逻辑，以及上季度同类投放的实际转化率。’

市场部老张秒回：‘你上次批采购申请时，可没要ROI测算。’

这事最后拖了11天。不是因为流程卡在哪个节点，而是因为——没人知道这张申请单到底‘长什么样’。

它有时是钉钉里的一个审批标题（‘市场部Q3追加’），有时是微信发来的PDF扫描件（带手写备注），有时又混在共享网盘某个叫‘2024-备用’的文件夹里，命名是‘预算调整终版v3_改完再发财务.xlsx’。

我们管这叫‘预算单失语症’：同一份申请，在不同人手里，连基本字段都对不上——金额、用途、周期、责任接口人，甚至‘是否已获分管领导口头同意’这个状态，全靠当事人回忆。

后来我们试了三种解法：

第一种，用OA系统内置的‘费用申请’模块。但它只认‘差旅’‘招待’‘办公费’三类，市场部填‘信息流投放’，系统直接标红报错；填‘广告费’？财务说口径不符新会计准则，得走专项流程……最后大家还是退回Excel。

第二种，让财务部统一发个模板。结果模板发下去一周，回收的27份里，有9份把‘预计生效日期’填成‘2024年夏天’，还有3份把‘附件’栏写成‘见微信’。

第三种，我们悄悄拉了蓝点通用管理系统，搭了个极简表单：

• 必填字段：申请部门、金额（自动校验数字格式）、用途（下拉+自定义输入）、起止时间（日历控件）、关联项目编号（可选，但填了就自动关联历史数据）
• 一个特殊字段：‘前置共识状态’（单选：①未沟通 ②已口头同步 ③分管领导签字页已扫描上传）
• 最关键的是：所有附件上传后，系统自动生成一个‘气味标签’——不是真能闻到味道，而是用颜色+图标组合直观表达当前单据的‘成熟度’：
  • 灰色纸飞机：仅提交，无任何附件或确认
  • 淡黄感叹号：已上传报价单，但未填ROI预估
  • 蓝色勾选框：全部材料齐，且分管领导签字页已OCR识别出签名区域（我们调了蓝点的图片识别插件）

没人教大家怎么用这个‘气味’，但两周后，市场部老张自己在表单里补传了抖音后台的流量包截图，并在‘用途’栏写了句：‘已同步财务小陈，他让我先传ROI草稿’——这句话，以前从不会出现在任何正式申请里。

更意外的是财务部。小陈开始主动在‘前置共识状态’选②，然后在评论区打字：‘刚和张经理电话确认过，这笔款可从Q3预留机动额度列支，我这边走快速通道。’

原来，‘气味’不是用来评判谁对谁错的，是帮双方在情绪升温前，先看清彼此手里拿的到底是不是同一张纸。

上周复盘，我们翻了下蓝点后台的数据看板：预算追加类申请平均处理时长从11.2天降到3.7天，驳回率下降64%，而最值得玩味的是——‘附件类型分布’里，‘微信聊天截图’从31%降到了0%，‘签字页扫描件’从12%升到89%。

其实哪有什么魔法。只是把‘大家默认该知道的事’，变成一个必须点选、必须上传、必须看见的字段。当‘口头同步’不再是模糊的社交动作，而是一个带时间戳的选项；当‘领导同意’不再是‘我觉得他点了头’，而是系统里一张带签名区域标记的PDF——争吵就失去了土壤。

现在市场部新人入职，行政同事递过来的不是一叠制度手册，而是一个二维码：‘扫这个，填完你的第一份预算追加，系统会告诉你下一步该找谁、等什么、盯哪个颜色的标签。’

至于那个‘气味标签’？我们没在任何培训PPT里解释过它的设计逻辑。但昨天看到实习生小杨在表单里上传完材料，顺手把‘前置共识状态’改成②，还在评论区@了小陈：‘陈哥，气味已转黄，等你点蓝～’