去年整理旧档案，翻出2021年那本蓝皮硬壳笔记本——封面上用中性笔写着‘公章使用登记簿（2021.3–2021.12）’，里面密密麻麻填了176条，字迹从工整到潦草，最后几页还夹着半张没撕干净的便利贴，上面写着‘李科长说这个章不用登？但王主任又让补登…’

这本子我用了快一年，每天盖章前得翻三遍：查上一条是不是自己写的、核对日期有没有跳号、再确认申请人签名是不是连笔到看不清。有次财务急要一份合同用印，我刚盖完，对方突然问：‘能开个用印说明吗？要附在付款材料里。’我当场愣住——登记簿里只记了‘XX合同’，没写用途、没留附件编号、更没人签字确认‘已阅风险条款’。

后来才知道，隔壁法务部早就不手写了。他们用的是公司统一配的OA里的‘用印管理模块’，但那个模块只能走固定流程：申请人填表→部门负责人审批→法务初审→分管领导终审→印章管理员执行→系统自动生成PDF存档。问题来了：我们行政岗日常要盖的，80%是‘证明类’和‘内部协调类’用印——比如给物业开个办公区水电费分摊说明、帮实习生盖实习鉴定章、给IT部临时补一张设备借用单……这些事既不走合同流程，也不进法务审核，但偏偏最易出岔子。

去年五月，我试了三个工具：第一个是某知名协同平台的‘审批模板’，建一个‘非合同用印申请’流程，结果光字段就设了14个（申请人、部门、事由、文件名称、页数、是否涉密、是否含签字栏、是否需骑缝章……），填一次要两分钟，大家直接微信发我截图，我再手动登本子；第二个是Excel共享表，设了数据验证和条件格式，结果三天后发现有人复制粘贴绕过下拉菜单，把‘用途’一栏全填成‘其他’；第三个，是我同事悄悄安利的蓝点通用管理系统。

它真没宣传页上写的那么玄乎。我就干了三件事：

1. 新建一张‘印章使用记录’表，字段按我们实际需要的来——‘申请人’（关联通讯录）、‘事由简述’（必填，限50字）、‘文件类型’（下拉：证明/鉴定/借用单/内部通知/其他）、‘是否原件盖章’（单选）、‘领取人签字’（手机端手写签名）；
2. 设置一条简单规则：只要‘文件类型’选了‘证明’或‘鉴定’，就自动弹出提示框：‘请同步上传扫描件至【证明类附件】文件夹（支持jpg/pdf，≤5MB）’；
3. 把打印按钮改成‘生成带水印的用印凭证’——每条记录点一下，出来一页A4纸：顶部是公司LOGO和‘印章使用凭证’标题，中间是刚才填的信息，底部一行小字：‘本凭证编号与蓝点系统记录ID一致，可扫码验真’。

最意外的是‘扫码验真’。有次审计来查2022年6月的一份离职证明用印，我直接打开蓝点APP，搜ID‘YZ-20220617-089’，点‘凭证预览’，手机扫出来就是当时打印的那张纸——连手写签名都一模一样。审计老师看了两眼，说：‘你们这比我们局里用的还细。’

现在那本蓝皮笔记本还在我抽屉里，但已经三个月没翻开过了。新来的实习生第一天培训，我给她演示怎么用手机填一条‘实习鉴定章’申请：打开蓝点APP→点‘印章’图标→选模板→语音输入事由（她说了句‘帮张伟同学盖实习鉴定章，他下周交学校’），系统自动识别出人名和事项，补全字段→拍照上传鉴定表→手写签名→提交。全程47秒。她抬头问我：‘姐，以前真用手写啊？’

我点点头，顺手把蓝皮本推过去：‘喏，第83页，你名字第一次出现的地方。’

她翻开，果然在2023年10月12日那行，写着：‘张伟，实习鉴定章，1份，原件，已签收。’字迹是我的，但签名栏旁边，贴着一枚小小的、泛黄的便利贴，上面是她当时用荧光笔写的：‘谢谢姐姐！’