我们公司有台老式复合机，型号都快绝版了，偏偏还是全楼层唯一能双面打印+自动装订的机器。于是每天早上9点半到10点，它前面永远排着队——市场部要打提案、财务要印报表、人事要复印合同，还有几个实习生抱着50页PPT一脸懵地杵在那儿。

最头疼的是纸张消耗。明明月初刚领了10箱A4纸，不到两周就见底。采购部每次来对账都皱眉：‘你们是拿纸折飞机了吗？’

我接手行政后第一件事，就是给这台打印机装了个‘记仇本’——其实是用蓝点通用管理系统搭了个简易工单+物料追踪模块。说白了，就是谁打印、打多少页、用途是什么，都得在系统里勾选一下。蓝点的好处是你不用懂代码，拖拽几个字段就能建表单，连‘紧急程度’和‘是否包含机密信息’这种细节都能自定义。

刚开始大家嫌麻烦，我就在打印机旁贴了张手绘流程图，标题叫《拯救你的打印自由》。还设了个‘本月打印冠军’排行榜——不是比谁打得多，而是比谁打得省。比如市场部的小王，把三份提案合并成一份双面打印，系统自动给他加了‘环保积分’。

神奇的是，数据跑了一个月后，我发现消耗大户根本不是业务部门，而是IT部自己——他们调试设备时总习惯性打测试页，一打就是20张起。我把报表截图发到部门群，没点名，只写了句‘测试页能否改用废纸？’第二天，IT主管默默搬了箱作废合同过去当测试纸。

更意外的是财务部。以前他们总抱怨‘找不着人签字耽误报销’，现在系统里留了打印记录，谁什么时候打了什么文件清清楚楚。有次审计抽查凭证，会计小姐姐三分钟就调出了三个月前的打印日志，附带操作人姓名和事由，审计员当场夸‘内控意识强’。

后来我又加了个功能：当纸张库存低于两箱时，系统自动给采购和我发提醒。有次半夜收到警报，我迷迷糊糊爬起来回邮件‘明早优先处理’，结果第二天发现采购小哥已经下单了——原来他设置了企业微信同步通知。

现在那台老打印机安静多了。不是没人用，而是大家学会了错峰+精简。实习生第一次来打印，老员工会主动教他：‘勾选“草稿模式”能省一半墨粉’‘双面打印记得选长边翻转’。连保洁阿姨都知道，废纸箱该放哪、卡纸怎么开盖子——因为我在蓝点里建了个‘故障自助指南’，图文并茂，扫码就能看。

上个月盘点，A4纸消耗量降了37%。老板问秘诀，我说：‘给机器记个仇，人反而不敢乱来了。’其实哪有什么黑科技，不过是把隐形的成本变成可见的数据。蓝点这类工具的价值，大概就是让鸡毛蒜皮的小事也能被认真对待——毕竟管理的本质，不就是把琐碎拧成一股绳么？