我们公司有个老文件柜，铁皮的那种，漆都掉得差不多了，但谁也不敢换——里面塞满了从2015年攒到现在的纸质合同、发票和项目资料。行政部的小林刚入职那会儿，老板拍着她肩膀说：‘这些可都是公司的命根子，别弄丢了。’

结果不到半年，销售部急吼吼跑来问一份三年前签的大客户合同在哪，说客户要续约，必须核对原始条款。小林翻箱倒柜三天，连合同编号都查到了，就是找不到原件。最后只能硬着头皮跟客户道歉，临时重签了一份补充协议，差点把对方气走。

这事之后，小林被叫去开了个小会。老板没骂人，但眼神里全是‘你行不行啊’。散会后她蹲在文件柜前发呆，突然灵机一动：既然管不了人，那就管物呗？她想起之前偶然试用过一个叫蓝点通用管理系统的软件，界面朴素得像十年前的老后台，但胜在啥都能自定义——连字段名都能自己改，比如把“物品名称”改成“柜子里那个破本子”。

她花了一个周末，把整个文件柜里的东西全录进系统。不是简单列个清单，而是给每份文件加了标签：合同类型、签署日期、关联部门、存放位置（精确到第几层第几格）、借阅记录、归还状态，甚至备注栏还留了个“上次谁借走过”的追踪字段。最绝的是，她设置了自动提醒——如果某份文件借出超过7天没还，系统会给借阅人发邮件+企业微信双提醒；超过15天，直接抄送部门主管。

第一个月，系统就抓到三份“失踪人口”：财务部借走的审计报告、法务部拿去复印的租赁协议，还有市场部“顺走”做案例展示的旧版策划案。最戏剧性的是那份三年前的大客户合同——原来一直压在销售总监的办公桌抽屉底层，他早忘了这茬，看到系统提醒才拍脑袋想起来。

后来这事在公司传开了，连IT部都跑来围观。有人问小林：“你这系统是不是专门管档案的？”她摇头：“哪有，我就是随便搭的。蓝点这软件挺怪的，不给你预设流程，你想管啥就自己建表单、拉字段、设规则。我连‘紧急程度’都分了五档，从‘老板马上要看’到‘丢了也无所谓’。”

现在文件柜门上贴了个二维码，谁想借东西先扫码登记，还的时候再扫一次销账。连实习生都知道规矩：不登记=默认你偷了。上个月盘点，文件完整率从68%飙到99.7%，剩下那0.3%是张被保洁阿姨当废纸收走的快递单——小林在系统里备注：“已物理销毁，责任人：王姨（奖励卫生纸一提）”。

最近老板路过行政部，居然主动夸了句：“柜子清爽多了。”小林憋着笑没告诉他，其实柜子里还是乱糟糟的，只是系统里清清楚楚。有同事偷偷问她秘诀，她甩过去一个蓝点系统的免费试用链接：“不用学，打开就能瞎折腾。我连‘文件情绪值’都设过——被催三次以上的标红，代表它很暴躁。”

上周市场部新来的实习生，居然用同一套系统给部门样品间搭了个“样品借还追踪表”，还加了库存预警功能。小林瞥了一眼，发现他连“样品破损责任认定”字段都自己画出来了。看来这软件，真能惯坏手欠的人。