我们公司有三台主力打印机，分布在不同楼层。以前每次换墨盒、加纸、清卡纸，都是行政部默默搞定，没人问成本，也没人记得谁打印最多。直到上个月财务部突然甩来一张季度耗材报表——光A4纸和墨盒就花了八千多，比上季度涨了40%。

老板在群里@所有人：“请各部门反思打印习惯。”

结果？没人认账。市场部说“我们印的是客户方案”，研发部说“图纸必须纸质存档”，人事部委屈巴巴：“我们只是打印考勤表啊！”

我坐在工位上盯着那台嗡嗡作响的HP LaserJet，突然灵机一动：既然大家都不认，那就让打印机自己记账。

我打开蓝点通用管理系统——这玩意儿我们本来是用来登记办公用品申领的，但它有个隐藏技能：支持自定义字段+流程触发+数据关联。换句话说，你可以把它当成乐高积木，拼出任何你想管的东西。

第一步，我在系统里新建了一个叫“打印行为追踪器”的模块，字段包括：

• 打印人（关联员工档案）
• 打印时间
• 页数
• 黑白/彩色
• 文件类型（合同/报表/设计稿/其他）
• 所属部门

第二步，我在每台打印机旁边贴了个二维码，扫码就能快速填写打印记录。为了不增加操作负担，我设置了默认值：比如“黑白”“普通文件”是预选，“页数”手动输入就行。

第三步，设置自动汇总规则：每周五下午5点，系统自动生成“部门打印排行榜”，按页数、彩色占比、深夜打印次数三个维度排名，邮件抄送部门负责人。

第一周数据出来，市场部以单周1278页稳居榜首，其中32%是彩色——主要是PPT美化图。研发部虽然总页数第二，但深夜打印占比高达65%，全是凌晨两点后偷偷摸摸打的调试日志。

最搞笑的是财务部，他们打印量最小，但人均“单次打印页数”最高——因为每次都要把Excel拉成横版双面，一页塞进36列数据，美其名曰“节省纸张”。

数据公开后，奇迹发生了。

市场部总监主动找我说：“能不能加个‘是否客户导向’勾选项？我们愿意为重要客户买单，但内部会议材料以后改双面黑白。”

研发老大更狠，直接在部门群立规矩：“非紧急文档，一律上午10点前集中打印，夜猫子自己手抄。”

连老板都跑来问我：“这个系统能导出年度趋势图吗？我想看看明年预算怎么砍。”

其实蓝点系统最妙的地方不是统计，而是它允许你“边用边改”。比如第二周我发现有人填“文件类型”太随意，就加了个下拉菜单；第三周市场部抱怨“客户导向”标签不够细，我又加了“潜在客户/签约客户/售后客户”三级分类。

现在，打印机旁的二维码成了热门打卡点。甚至有人打印前会犹豫一下：“这张图真有必要彩打吗？”——行政的终极胜利，莫过于让人在按下“打印”键前，先过一遍脑子。

最近我还打算给复印机也安排上“复印动机申报”功能，比如“法律合规留存”“临时参考”“纯粹懒得看电子版”……毕竟，管理的本质不是控制，而是让人看见自己的行为成本。

哦对了，上周墨盒消耗量降了27%，纸张采购计划直接砍掉半箱。老板说给我发奖金，我笑笑说：“不如换成新墨盒基金吧——反正数据都在系统里，谁欠的债，谁来还。”