上个月行政部的小王在晨会上举着一支写不出字的白板笔，尴尬得脚趾抠地——那可是季度战略复盘会，CEO刚画到一半的战略图，笔突然罢工。没人记得上次采购是什么时候，备用笔在哪儿更是谜。散会后她蹲在文具柜前翻了二十分钟，终于找到半盒新笔，但心里憋着一股气：这种低级错误，不该再发生了。

她想起之前听IT同事提过一个叫“蓝点通用管理系统”的东西，说是可以自己搭表单、设流程，连茶水间茶叶都能管。抱着试试看的心态，小王花了一个下午研究，居然真给她捣鼓出个“白板笔生命周期追踪器”。

她在系统里建了个“耗材-书写类”模块，把全公司三十多支白板笔按会议室编号录入，每支笔都有独立ID。接着设置两个关键字段：“启用日期”和“预计寿命（按平均书写时长估算）”，再加个自动计算的“墨尽预警值”——低于20%自动标黄，低于5%标红并推送提醒给行政和对应会议室负责人。

最骚的操作是她搞了个“书写贡献度排行榜”：每次会议结束，记录员顺手在系统里勾选用了哪几支笔、写了多少内容（分“草图”“重点标注”“疯狂涂鸦”三档），系统自动累计“有效书写量”。月底一拉数据，谁家会议室最费笔、哪种颜色消耗最快，一目了然。

第一周运行就抓到两个“重灾区”：三楼东侧会议室因为总开头脑风暴会，蓝色笔月均消耗4支；而五楼培训室虽然使用频率低，但讲师喜欢用红色笔画重点，导致红色库存告急。小王立刻调整采购策略，蓝色笔批量囤货，红色笔改订速干型——据说那种更耐写。

转折点发生在第三周。市场部总监老张在系统里看到自己主导的会议“荣登”耗笔榜首，当场拍桌：“我们这是在谋杀白板笔吗？” 他要求团队优化会议记录方式，能打字投屏的绝不用手写，必须手写的先列提纲再动笔。结果下个月该会议室耗笔量直接腰斩，老张还得意地在部门群里晒数据。

最绝的是财务部李姐。她发现系统能自定义字段后，偷偷给每支笔加了“前任主人”备注——比如“原属研发部阿强，擅长画饼图”“前行政备用笔，曾救场三次”。有次新来的实习生找不到笔，李姐直接甩给他一张带“人物小传”的库存表：“挑个有故事的，写起来更有灵感。” 实习生后来在周报里认真写道：“使用‘传奇笔’后，我的会议纪要通过率提升了30%。”（鬼知道怎么算的）

现在全公司都知道找笔不用翻抽屉了——打开蓝点APP，实时库存、预警状态、历史战绩全透明。采购大姐根据系统生成的“笔类消耗预测报告”，精准下单再没买多过。上周行政部评“效率先锋奖”，小王高票当选。领奖时她说：“以前觉得管理就是填表格催流程，现在发现，管好一支笔也能让全公司转得更顺。”

顺便说句，蓝点这软件确实有点东西。不需要懂代码，拖拽就能搭出各种奇怪但实用的管理场景。我见过有人用它管健身房毛巾清洗频次，还有人给公司吉祥物公仔排“出镜率日程表”。如果你受够了Excel表格满天飞，又不想被大厂SaaS绑架，不妨试试这种能自己折腾的工具——毕竟，管理的乐趣，有时候就藏在这些鸡毛蒜皮的掌控感里。