我们公司以前有个怪现象：每次开产品脑暴会，白板写到一半就没墨了。换笔？找不到。借笔？隔壁组也断粮。最后大家只好掏出手机备忘录，七嘴八舌往群里打字，效率低得像在玩你画我猜。

行政部小李看不下去了。她没申请预算买一堆新笔，也没贴“节约用笔”的标语——那玩意儿贴了等于没贴。她悄悄在蓝点通用管理系统里搭了个模块，给每支白板笔都贴了编号标签，扫码就能录入‘启用时间’和‘预计寿命’。系统根据历史使用频率自动推算墨水剩余量，低于20%就自动给会议发起人发提醒：“您预订的3号会议室，白板笔将在本次会议后耗尽，请提前更换。”

一开始大家觉得多此一举。直到有次产品总监开季度规划会，刚讲到关键路径，笔突然罢工。他黑着脸问：“谁负责文具？”没人敢吭声。第二天，系统准时推送了一条预警：“A栋402会议室，白板笔#B7即将耗尽，建议今日更换。”会议助理顺手换了支新的，全程没打断发言节奏。总监默默记下了这个细节。

更绝的是，小李还加了个“墨迹密度分析”。系统统计每次会议实际书写面积与参会人数比例，生成“单位人均墨水消耗值”。数据一拉出来，某些动不动就喊“来场头脑风暴”的产品经理坐不住了——他们的会议人均墨水消耗是别人的三倍，但产出文档转化率却垫底。有人不服气：“创意需要空间！”结果系统反手甩出对比图：真正产出高价值方案的会议，往往只写满半块白板，且字迹精炼；而那些写了三面墙还没结论的，90%是跑题+重复讨论。

慢慢地，产品经理们开始主动优化议程。有人提前三天把议题框架发群里，标注“哪些部分需白板推演”；有人自带便签纸做预筛选，上白板的只剩核心分歧点。最夸张的是市场部老王，以前开会必写满整面白板，现在居然学会用不同颜色区分“事实”“假设”“待验证”，墨水省了40%，决策速度反而快了一倍。

后来这事传到老板耳朵里，他没夸小李，反而问：“能不能把这套逻辑移植到其他耗材？”于是打印机碳粉、投影仪灯泡、甚至茶水间咖啡胶囊都陆续上了“寿命预警”。但最神奇的副作用出现在研发部——他们发现频繁更换的USB线缆也有“疲劳寿命”，接入系统后故障率直降60%。运维小哥感慨：“原来管理不是管人，是管物的节奏。”

现在公司没人再抱怨文具不够用。倒是保洁阿姨常念叨：“以前天天捡被扔在角落的干笔头，现在回收盒空荡荡的，我还挺不习惯。”上周团建玩密室逃脱，市场部小姑娘脱口而出：“这线索墙信息密度太低，建议参考我们白板笔的墨迹转化率模型优化排版。”全场爆笑，产品经理默默给她点了杯奶茶。

说到底，蓝点系统在这事里没搞什么高大上算法，就是把“物的状态”和“人的行为”悄悄挂钩。你不用它也能管笔，但很难让一支笔教会整个团队什么叫“精准表达”。有时候管理创新真不需要颠覆流程，可能只需要给最不起眼的消耗品，安个会说话的倒计时。