上个月我们部门开了个会，主题是‘如何提升会议效率’。结果开到一半，发现白板笔只剩一支能用，还漏墨。行政小李翻箱倒柜找备用笔，最后在财务部抽屉里找到三支——盖子都没盖。这事闹得挺尴尬，老板当场说：‘连支笔都管不好，还谈什么效率？’

会后我被指派解决这个问题。一开始想贴张纸登记谁借了笔，但三天后那张纸就不见了。后来试过扫码签到的小程序，但老王总说‘扫个码比写报告还麻烦’，干脆不用了。

直到我在茶水间听IT老张聊起‘蓝点通用管理系统’，说这玩意儿连他家狗粮库存都能管。我半信半疑装了个试用版，没想到真香。

第一步，我在系统里新建了个‘白板笔资产管理模块’。字段很简单：笔的品牌、颜色、购入日期、当前状态（在库/借出）、借用人、预计归还时间、墨水余量评级（满/半/少/濒危）。每个字段都可以自定义，比如‘墨水余量’我设成下拉选项，省得大家乱填。

第二步，给每支笔贴了个二维码标签——不是那种专业资产码，就是蓝点系统生成的普通二维码，打印出来裁成小条，透明胶一贴完事。借笔的人拿手机一扫，自动跳转到填写页面，选‘借出’、填名字、选预计归还时间，3秒搞定。还笔时再扫一扫码，状态自动变回‘在库’。

最妙的是‘墨水余量预警’功能。我在系统里设了个规则：如果某支笔连续三次被标记为‘少’或‘濒危’，系统就自动发邮件给行政部提醒更换。上周五它还真触发了一次，行政小李收到邮件时一脸懵：‘这支笔我上周才换的啊？’跑过去一看，原来是市场部新来的实习生把红色笔当记号笔画海报去了。

我们还在系统里加了个‘笔迹贡献榜’——其实就是按借用次数排序。没想到激发了奇怪的竞争欲。销售部老陈为了冲榜，开会前专门跑去借笔，哪怕不用也揣兜里。技术部阿哲更绝，写了个脚本自动刷新页面看排名，被我发现后勒令删除。

用了两个月，白板笔失踪率从70%降到5%以下。现在会议室门口挂了个平板，实时显示‘可用笔数量+各色余量’，连保洁阿姨都知道哪支笔该扔了。老板路过时瞄了一眼，点点头说‘这才叫管理’。

其实蓝点这系统厉害的地方，不是它多智能，而是你能让它‘长’成你需要的样子。我们后来还用它管过投影仪遥控器、无线麦克风电池、甚至团建用的桌游卡牌。每次新建模块就像搭乐高，拖拽字段、设规则、调权限，不用写代码，行政文员都能上手。

上周隔壁部门来取经，问我是不是买了什么‘智能办公神器’。我打开蓝点后台给他们看——界面朴素得像十年前的老系统，但底下跑着十几套完全不同的管理逻辑。他们负责人沉默半晌，说：‘原来管理工具不需要多炫，能让你把荒唐事管出条理，就是好工具。’

现在我们部门流行一句话：‘找不到东西？先建个蓝点表单。’昨天HR还在问能不能用它管‘员工生日蛋糕口味偏好’——我觉得可行，毕竟奶油和墨水一样，都需要预警余量。