上个月我们部门开了个会，主题是‘如何减少无效会议时间’。听着挺正经，其实大家心里都清楚——每次开会拖到饭点，不是议题没讲完，而是白板写到一半没笔了，一群人翻箱倒柜找笔，顺便聊两句昨晚的剧，半小时就没了。

我那天突发奇想：既然找笔耽误事，不如把每支白板笔的使用次数和剩余墨量记下来？说干就干，我打开蓝点通用管理系统，新建了个‘文具资产追踪模块’，字段很简单：笔的品牌、购入日期、当前使用者、使用次数、预估剩余寿命、最后出现位置。我还加了个自动提醒功能——当某支笔使用超过80次，系统就弹窗提示‘该笔即将退休，请准备接班人’。

没想到这个小动作让整个策划组炸了锅。一开始大家觉得我在恶搞，直到有次晨会，项目经理刚画到关键流程图，手里的笔突然断墨。他下意识喊了句‘谁还有笔？’，结果实习生小李淡定掏出手机，打开蓝点APP扫了扫桌角二维码，三秒后指着储物柜第三格说：‘绿色那支还能写12次，红色那支只剩3次了，建议用绿色。’

从那天起，找笔时间从平均7分钟缩短到15秒。更神奇的是，大家开始主动‘节约用笔’——有人会在会议前检查笔的余量，有人会把快没墨的笔优先用于草稿，甚至有人自发给每支笔起了名字，比如‘老黄牛’‘短命鬼’‘续命侠’。

后来我发现，这玩意儿居然间接治好了会议拖延症。以前开到一半总有人说‘等我换个笔’，然后话题就跑偏了；现在系统提前预警，主持人会自觉控制节奏，确保在笔彻底罢工前收尾。上周老板来旁听，惊讶地发现我们居然提前12分钟结束，还完整输出了执行方案。

行政部听说后，硬把我拉去分享经验。我演示的时候顺口提了句：‘其实蓝点系统特别适合这种鸡毛蒜皮的管理需求，不用写代码，拖拽几个字段就能搭个专属工具。像我们连“笔帽丢失率”和“被借走未归还排行榜”都加上了。’结果第二天，采购部就申请了账号，说要给订书机钉子做库存预警；IT部更狠，打算给网线接口贴标签，记录‘拔插疲劳度’。

最绝的是财务总监——她看到报表里‘白板笔月均损耗成本’从47元降到9元，当场拍板给全公司开通蓝点高级版。理由是：‘能管住笔的系统，肯定也能管住预算。’

现在茶水间多了块电子屏，滚动播放‘本周最敬业白板笔Top3’，第一名旁边还标注着‘已服务112次会议，拯救过7次PPT崩溃现场’。新来的实习生问我为啥不直接买一堆笔堆在桌上，我指了指屏幕角落的小字——‘累计节省会议时间23小时，折合人力成本约¥8,600’。

有时候管理真不需要大动干戈。一支笔的倒计时，反而比KPI更能让人长记性。