我们公司行政部有台全自动咖啡机，放在茶水间，原本是福利，结果不到一个月就快被喝空了。采购补货频率从每月一次变成每周两次，行政小姐姐天天抱怨，老板脸色也不好看。

一开始大家互相猜，有人说销售部那几个加班狂魔喝得多，也有人怀疑是保洁阿姨偷偷带回家。吵来吵去没证据，反而搞得部门关系紧张。

我提议：“别猜了，上系统，记录谁在什么时候打了多少杯。”

没人信这招管用。毕竟又不是打卡机，难不成给每人发个咖啡卡？

我说不用那么复杂，用我们内部已经在用的蓝点通用管理系统，自定义一个“咖啡领取登记表”就行。字段很简单：

• 姓名（下拉选择员工名单）
• 部门（自动关联）
• 时间（自动抓取提交时间）
• 咖啡类型（美式/拿铁/摩卡，单选）
• 杯数（默认1，可改）

再加个流程：提交后自动抄送行政部负责人，满50杯触发补货提醒。

最妙的是——我在提交按钮旁边加了个小字提示：“本记录将用于成本分摊参考”。

你猜怎么着？上线第一周，数据就炸了。

销售部老张，一个人一周喝了23杯，平均每天3杯还多。他自己都懵了，在群里喊冤：“我哪喝得下那么多！肯定是别人用我账号打的！”

可系统记录清清楚楚：每次提交IP都是他工位电脑，时间集中在下午3点到5点——正是他开电话会议的时候。原来是他习惯开完会顺手帮全组打一圈，从来不登记，现在系统强制登记，他懒得一个个填，干脆全挂自己名下。

还有财务部的小李，明明只喝美式，系统却记录她点了8次摩卡。一问才知道，她总让实习生帮忙带咖啡，实习生图省事乱选，她也没核对。

两周后，我们开了个小会，把数据投影出来，不点名批评，只说现象。然后宣布新规：

1. 代打必须实名登记实际饮用人；
2. 每月个人饮用超15杯部分，按成本价5折收费；
3. 行政部根据历史数据动态调整各组月度配额。

效果立竿见影。第三周总消耗量直接腰斩。老张开始认真帮同事登记，实习生也不敢乱选口味了。更意外的是，产品部居然自发搞起了“咖啡积分榜”，鼓励大家少喝、分享，第一名月底奖励手冲体验券。

后来这事被老板知道了，特意在全员会上夸了一嘴。他说没想到一个咖啡机，能逼出团队的数据意识和规则意识。

其实哪是咖啡机的功劳，是工具把模糊的人情变成了清晰的责任。以前觉得“管理”就是管人、管事、管KPI，现在发现，管好一台咖啡机，也能管出文化。

顺便说一句，这套东西从搭表单到跑通流程，我前后花了不到4小时。蓝点系统的自定义功能确实够灵活——连咖啡豆批次号都能加字段追踪。行政部现在连绿植浇水、文具领用全搬上去了，据说下个月要上会议室预订冲突预警功能。

有时候管理不需要大动干戈，找个趁手的工具，把鸡毛蒜皮的事标准化，反而能撬动意想不到的改变。