我们公司不大，三十来号人，但咖啡机是标配。老板说创意行业得靠咖啡因续命，于是行政部每月采购咖啡豆成了固定支出。问题是——没人知道到底谁喝得多、谁偷偷带回家、哪台机器最费豆子。

一开始小王贴了个手写登记表在咖啡机旁：“喝一杯画一杠”。结果两周后表格被画成抽象派涂鸦，还有人留言“杠精退散”。再后来改用Excel共享表格，大家要么忘记填，要么填错行，月底对账时小王差点哭出来。

转折点是她在朋友圈看到同行晒了一张“咖啡豆领用排行榜”，下面有人评论“蓝点系统真香”。她顺藤摸瓜去搜，发现那是个叫蓝点通用管理系统的软件，主打“人人能搭表单、自定义流程”。

她花了一个下午搭了个简易系统：

• 表单字段：姓名、部门、咖啡机编号、杯数、备注（可选填“拿铁/美式/外带”）
• 流程触发：每天17:00自动推送未填写人员提醒
• 数据看板：实时显示各部门消耗量、个人TOP10、机器使用热力图

神奇的是，上线第一周，咖啡豆采购量降了18%。原来市场部老张每天给自己泡三杯还顺手给隔壁工位带两杯，现在系统公开排名，他默默减到一杯；技术部新来的实习生以为咖啡豆无限量，连泡五杯提神，被系统标红提醒后收敛不少。

更绝的是财务部李姐——她发现数据导出功能可以直接对接报销系统，省了手动统计的功夫。她顺手加了个“咖啡豆成本分摊”字段，月底直接按部门生成费用报表甩给各主管，从此再没人质疑“行政乱花钱”。

小王没停在这儿。她又加了“咖啡豆库存预警”：当某台机器剩余豆量低于200g，自动给供应商发采购申请草稿；还设了“节能模式”——如果连续三天某台机器使用率低于30%，系统建议行政部考虑挪机位或换小容量机型。

三个月后，老板在例会上表扬行政部“用数据驱动降本增效”，问秘诀是什么。小王只说：“其实就是把喝咖啡这事儿，当成项目管了。”

后来其他部门开始找她取经：

• 人事部用同样模板管办公文具申领，发现有人半年领了17支荧光笔；
• IT部改造后用来追踪显示器维修进度，平均处理时间缩短40%；
• 连前台小姑娘都搭了个“访客茶歇偏好记录表”，下次客户来访直接按历史数据备点心。

现在公司内部流传一句话：“有事找小王，没系统就造一个。” 而那个最初只为管住咖啡豆的蓝点系统后台，已经堆了二十多个部门自建的小应用——从会议室预订冲突调解器，到年会节目投票器，再到“老板夸夸语录收集站”（这个纯属娱乐）。

最讽刺的是，当初反对最凶的技术总监，现在每天上班第一件事就是打开自己搭的“代码提交量咖啡兑换券”插件——他规定组员每提交500行有效代码，系统自动发一张“免费咖啡券”，月底还能换星巴克代金卡。他说：“以前催进度靠吼，现在靠咖啡因激励，团队效率反而高了。”

小王最近在研究新功能：把咖啡消耗数据和员工加班记录做交叉分析。她怀疑深夜加班的人群和咖啡因依赖度有强关联，想试试能不能反向优化排班。老板听完眼睛发亮：“要不你顺便分析下喝美式的人是不是更容易提离职？” ——这需求听着离谱，但在蓝点系统里，加个字段的事儿。