我们公司行政部有个叫阿凯的男生，平时话不多，但总能在奇怪的地方搞出点名堂。上个月他悄悄在蓝点通用管理系统里搭了个‘会议室零食库存追踪模块’，结果被老板偶然发现后，不仅没挨骂，反而被请去茶水间‘谈人生’——其实是想让他给其他部门也整一套。

事情是这样的：公司有六个常用会议室，每个都配了零食筐，放点饼干、坚果、独立包装小蛋糕什么的，方便开会的人随手拿。但问题也来了——经常开完会零食筐空了没人补，或者补得太猛导致过期浪费。前台小姐姐每天要跑六趟检查，还老被投诉‘怎么又没货了’。

阿凯觉得这事儿不该靠人肉跑腿解决。他花了一个下午，在蓝点系统里建了个表单，字段包括：

• 会议室编号（M1~M6）
• 当前库存数量（按品类分列）
• 最近补货日期
• 责任人（轮值行政助理）
• 是否缺货（自动判断字段）

然后他设置了两条自动化流程：

1. 每天上午9点，系统自动给当日轮值责任人推送待办任务：“请巡检你负责的会议室零食库存”。
2. 如果某品类数量低于3件，系统自动触发采购申请单，抄送采购部和行政主管。

最骚的是他还加了个‘零食消耗排行榜’看板，挂在行政部大屏上，谁拿得多一目了然——当然匿名显示，只标部门不标人。结果市场部连续三周霸榜，他们总监自己坐不住了，开会时主动说‘以后我们部门自己带零食，别拖累公司库存’。

这套东西上线两周，零食浪费率降了70%，前台也不用满楼跑了。更意外的是财务部看到后，觉得这逻辑能套用到账本归档提醒；IT部想拿来管测试机借用记录；连HR都说‘能不能做个员工生日提醒+礼物自动申领流程’？

阿凯说蓝点系统最爽的是不用等开发。以前想改个流程得排队等IT排期，现在他自己拖拽字段、设触发条件、调通知模板，两小时就能上线一个新功能。上周他还给茶水间咖啡机做了个‘豆子余量预警’，咖啡喝完前48小时自动发邮件给供应商——这下连采购部都来取经了。

其实这种‘小微场景数字化’现在很多公司都在做，但大多卡在两个地方：一是找不到趁手工具，Excel太散乱，专业软件又太重；二是业务部门不敢碰技术，总觉得要写代码。蓝点系统的妙处就在于它把‘自定义’门槛降到最低——你只需要会填表、会画流程图，剩下的交给系统引擎。像阿凯这种非技术背景的行政人员，也能玩出花来。

现在公司内部流传着一句话：‘有事找阿凯，阿凯找蓝点’。前几天老板甚至开玩笑说要给他升职加薪，理由是‘用零食管住了各部门的嘴，省下的钱够发半年奖金’。阿凯挠着头说‘我只是讨厌重复劳动’，但我们都看得出来，他其实在享受这种‘用系统解决问题’的掌控感。

对了，如果你也在为某些琐碎管理场景头疼——比如工牌补办登记、绿植浇水排班、团建物资申领——不妨试试这类可自定义的轻量级管理工具。有时候改变组织效率的，未必是高大上的ERP，而是一个敢折腾的行政小哥，和一套让他能自由发挥的系统。