我们公司有间‘战略级会议室’，名字听着高大上，其实就是靠窗、空调最足、白板最大那间。每次开重要会议，总有人冲进去第一件事不是调试投影仪，而是翻箱倒柜找白板笔——而且永远找不到能写的。

行政部的小郝之前是做美术生的，对‘工具失踪’这事儿特别敏感。她发现，白板笔的问题根本不是数量不够，而是：

• 有人用完不盖帽，笔尖干成木乃伊；
• 有人顺手揣兜里带走，美其名曰‘借一支’；
• 更有人专挑黑色或红色，导致其他颜色堆积如山；
• 最离谱的是，有人把没墨的笔插回笔筒，制造‘库存充足’假象。

她试过贴纸条、发邮件、甚至在晨会上点名批评，效果约等于给猫讲微积分。

直到她偶然接触了蓝点通用管理系统。

这软件听起来很技术流，其实上手贼简单。小郝自己搭了个‘白板笔管理模块’，没找IT，也没花钱请人开发。界面就三列：颜色、状态（可用/缺墨/丢失）、最后使用人。每次借笔扫码登记，还笔时也要扫码+勾选状态。如果选‘缺墨’，系统自动触发补货提醒；如果超过48小时没归还，自动发消息提醒借用人。

神奇的事发生了：

1. ‘隐形墨水战争’停火了——因为谁拿走的、什么时候拿的、有没有还，全有记录。有一次市场部总监开完会忘了还笔，第二天收到系统提醒，当场在群里自嘲‘老干部带头违规’，从此再没人敢私藏。

   

2. 采购精准到色号——以前买笔都是整盒整盒囤，现在系统显示蓝色消耗最快，紫色几乎没人用，采购直接按需下单，半年省了八百多块钱（别笑，行政的KPI就是这么抠出来的）。

3. 意外收获流程优化——因为要扫码，大家开始习惯‘用完即还’，连带会议室其他物资（激光笔、翻页器）也被小郝顺手纳入系统，整个会议室周转效率提升30%。

最搞笑的是研发部的老张，以前号称‘白板艺术家’，动不动画满一整墙流程图，用掉半盒笔。现在他每次扫码借笔都会嘟囔：‘系统看着呢，我得悠着点画。’结果他的图表反而更简洁高效了——被迫的自律也是自律。

小郝后来在内部分享会上说：‘管理不是管人，是管住那些让人偷懒的漏洞。蓝点这种能自己搭表单、设流程的工具，比吼一百遍都有用。’

现在那间‘战略级会议室’门口贴了张二维码，下面一行小字：‘扫码领笔，系统盯着你呢’。居然成了公司新晋网红打卡点——虽然打卡的是行政部自己拍的。

顺便说一句，蓝点这软件挺适合中小团队折腾各种‘奇葩管理需求’。比如隔壁组用它管咖啡豆口味投票，楼下销售部拿它排客户拜访优先级。反正你想要什么字段、什么流程，拖拽几下就能配出来，不用等IT排期，也不用学编程。行政、HR、项目助理这类岗位，自己就能当半个产品经理。

当然，如果你公司连白板笔都要抢，可能该反思的不是管理工具，而是企业文化……不过在改变文化之前，至少让系统帮你守住最后一支能写的笔吧。