我们公司有三台打印机，分布在不同楼层。按理说资源挺充裕，但每天早上九点半到十点，总有人在茶水间哀嚎：‘怎么又没墨了？！’

最夸张的是市场部的小陈，有次打印客户提案，前两页正常，第三页开始字迹越来越淡，最后一页直接变成‘隐形文件’——拿去开会时被客户调侃：‘你们这是搞环保艺术吗？’

问题出在哪儿？没人偷墨盒，也没人故意浪费。是信息不对称。

以前的做法是：谁发现墨盒快没了，就在部门群里吼一声。结果往往是三个部门同时吼，行政疲于奔命，而真正缺墨的那台反而被忽略。更糟的是，有些墨盒明明还能打500页，却被当成‘濒死品’提前换掉，造成浪费。

行政小周接手后，第一件事就是拒绝继续当‘救火队员’。她悄悄在蓝点通用管理系统里搭了个‘墨盒流转追踪表’，听起来很复杂，其实就几个字段：打印机编号、当前墨盒型号、安装日期、预估剩余页数、责任人、更换记录。

神奇的是，她没让员工填表，而是自己每天花10分钟巡检，顺手更新数据。两周后，系统自动生成了一张‘墨盒寿命热力图’——原来黑色墨盒平均寿命2800页，彩色墨盒只有900页；二楼那台因为常打设计稿，耗彩特别快。

接着她在系统里设了自动提醒：当某台打印机累计打印量达到墨盒寿命80%时，自动给对应楼层的行政助理发消息。不是群发，是指定人。再配个二维码贴在打印机旁，扫码就能看到这台机最近换墨记录和预计撑到哪天。

效果立竿见影。第一个月墨盒采购成本降了37%，因为不再‘预防性更换’。第二个月，连IT都来取经——他们发现某些墨盒异常短命，追查下去竟然是兼容墨盒批次问题，及时止损。

最有意思的是销售部老王。他以前总抱怨‘打印机针对我’，现在学会看二维码预告，甚至主动帮隔壁组换墨盒攒人情。他说：‘知道它啥时候会死，比它突然诈尸强多了。’

小周没止步于此。她把空墨盒回收也纳入流程：每个墨盒拆下后必须扫码登记，积满五个空盒可兑换一杯咖啡。于是茶水间多了个‘墨盒功德箱’，回收率从40%飙到92%。

后来财务总监偶然看到报表，问：‘你们行政部什么时候开始做精益管理了？’小周笑笑没说话——她只是讨厌无意义的混乱，而蓝点系统恰好能让她用搭乐高积木的方式，把琐碎拼成秩序。

现在打印机区域安静得出奇。偶尔有人路过，会对着二维码嘀咕：‘哟，3号机彩色墨还剩12%，得提醒小李别打海报了。’——你看，当管理工具足够轻，连抱怨都能变成协作的暗号。