我们公司行政部以前有个‘传统’：每个月采购文具的时候，总有人拍桌子。销售部说圆珠笔不够用，技术部抱怨订书机老坏，财务嫌发票夹太贵，行政自己夹在中间两头受气。最夸张的一次，两个部门主管为了抢最后一箱A4纸差点在茶水间干架——就因为没提前登记谁先申请。

后来行政小李偷偷搞了个实验：她把所有办公用品录入蓝点通用管理系统，自定义了几个字段：物品名称、库存数量、申领人、申领日期、归还状态（可选）、部门预算余额。流程也简单：谁要东西，先在系统里填表单，自动扣部门月度文具预算；库存低于警戒线自动邮件提醒采购；每次申领记录留痕，月底还能导出各部门消耗报表。

刚开始没人当回事。直到某天市场部总监想拿五支荧光笔画PPT，系统提示‘本月文具预算已超支87元，请走特批流程或下月再申领’。他当场懵了，回头查报表才发现自己部门上个月人均领了12支笔——比全公司平均值高3倍。第二天晨会他主动道歉，还自掏腰包买了十支笔还给仓库。

更神奇的是维修管理。以前订书机坏了直接扔角落，等要用时发现全公司没一个能用的。现在小李在蓝点里加了个‘报修模块’，谁发现设备故障就扫码提交，行政看到后派单给合作维修商，修好前状态标红，修完上传照片闭环。三个月下来，订书机存活率从40%飙升到92%，连打印机卡纸次数都少了——因为大家知道报修会被追踪，反而更爱惜设备。

财务大姐原本最抵触‘又搞新系统’，结果发现月底对账轻松多了。以前手工记Excel总漏登，现在系统自动按部门汇总支出，还能对比去年同期数据。她甚至用蓝点做了个‘隐形排行榜’：把各部门人均文具成本做成柱状图贴在公告栏，美其名曰‘绿色办公先锋榜’。不到俩月，最浪费的客服部主动把申领量砍了一半——就为了不当倒数第一。

其实蓝点这软件没啥高科技，就是胜在灵活。小李自己搭的这套流程，前后只花了两天：拖拽字段建表单，设置审批流，连二维码标签都是用系统自带模板打印的。后来其他部门眼红，IT部拿去管测试机借用，HR拿去跟踪新人入职物资发放，连前台阿姨都用它登记会议室矿泉水消耗——毕竟谁不想少背黑锅呢？

最近老板路过行政办公室，看见小李在改系统界面，随口问‘这玩意儿能管咖啡豆吗？’小李头都没抬：‘加个字段就行，要统计各部门咖啡因摄入量我都能给您做出来。’老板默默给自己泡了杯茶——他部门上月咖啡豆申领量排第二。