我们公司茶水间有三台咖啡机，每天早上八点半到九点半是高峰期，排队的人能从饮水机排到打印机。但最崩溃的不是排队的人，而是负责采购咖啡豆的行政小哥阿凯——他总在周三下午发现：巴西豆没了，埃塞俄比亚豆只剩半包，美式专用深烘豆库存告急。

以前他是靠Excel表格手记，再加贴便利贴提醒自己。结果不是漏记就是贴错位置，上周五他还因为没及时补货被市场部总监当面吐槽：“你们行政是不是觉得我们靠喝西北风提神？”

后来他在知乎刷到一个帖子，讲某创业公司用低代码平台自建库存提醒系统，灵机一动，下载了蓝点通用管理系统。这软件厉害在哪儿？它不要求你会写代码，拖拽字段就能搭表单，还能设置自动触发规则。

阿凯第一周就搭了个“咖啡豆进销存看板”：

• 每种豆子设独立SKU，扫码入库时自动累加库存；
• 每次员工领用，在平板上选豆种、输入克数，库存实时扣减；
• 库存低于500g自动发邮件+企业微信提醒他本人；
• 每周五自动生成消耗报表，附带采购建议量。

第二周开始，他再也没在周三慌张下单。更妙的是，系统还帮他发现了隐藏问题：原来销售部那台机器耗豆量是其他两台的1.8倍，原因是他们喜欢调“超浓模式”，研磨度设得太细。他悄悄把默认档位回调了一格，每月省下两公斤豆子。

三个月后，财务找他要数据做成本分析，他直接导出季度报表，连各豆种人均消耗克数都列得清清楚楚。老板看了居然说：“以后团建预算也交给你管吧。”

现在阿凯逢人就安利蓝点系统，说它像乐高积木，想管什么都能拼出来。上周他还给前台搭了个“访客咖啡偏好登记表”，客户第二次来访，行政助理能直接问：“王总，今天还是美式不加糖对吧？”

最搞笑的是，有次IT部老大跑来问他：“你这系统能管服务器备件不？”阿凯回：“只要你会填表，螺丝钉都能管。”结果真给他折腾出个机房耗材追踪模块，连网线水晶头用了多少个都有记录。

现在公司流传一句话：别惹行政部，他们连你喝了几口咖啡都知道。