上个月我们部门的白板笔又断货了。开会开到一半，市场部王姐举着半截干掉的笔在空中挥舞：‘谁还有蓝色的？这个颜色我画箭头最顺手！’

没人接话。最后她只好用红色将就，结果整个流程图看起来像在流血。

这事落在行政小陶头上。她之前管过茶叶、管过颈枕、管过眼罩，现在轮到白板笔——听起来鸡毛蒜皮，但真要管好，比想象中难多了。

首先你得知道：不同颜色消耗速度不一样。蓝色和黑色永远最先告急，绿色和紫色能躺半年无人问津。其次，不同部门用量天差地别：产品部天天画原型，一周能干掉五支；财务部一年写不满半块白板。再者，采购不能囤太多，放久了笔尖会干；也不能买太少，临时补货至少三天，期间会议全靠口述+比划，效率直接腰斩。

小陶一开始用Excel表格记，列了颜色、部门、领用人、领取日期、预估耗尽日。但问题很快暴露：大家领笔根本不登记，或者登记了也懒得填颜色；表格更新滞后，等她发现黑色只剩两支时，早被抢光了。

后来她试过在茶水间挂个实体登记本，配一支公用笔——结果那支笔自己先被偷走了。

转折点是她在内部论坛看到有人提了一嘴“蓝点通用管理系统”。说是可以自定义字段、设置库存预警、还能按部门设权限。她抱着试试看的心态申请了测试账号。

搭系统花了一下午：建了个“白板笔管理”模块，字段包括【颜色】【品牌】【当前库存】【最低安全库存】【所属部门】【上次补货日期】。然后给每个部门开了独立入口，领笔必须扫码或手动选择颜色+数量，系统自动扣减库存。最关键的是设置了预警规则：当某颜色库存低于3支，自动给小陶发企业微信提醒；低于1支，直接抄送部门负责人。

第一周运行，产品部老大李工领笔时嘟囔：“拿支笔还要扫码？太麻烦了吧。”

小陶没争辩，默默在系统里给他部门的安全库存从5调到了8。

第二周，预警准时触发。小陶提前两天下单，新笔到货当天，李工正在白板前卡壳——旧笔彻底罢工，新笔刚好送到。他愣了一下，转头对小陶说：“你这系统……还挺神。”

变化悄然发生。以前总有人囤笔，抽屉里躺着七八支不用；现在知道领笔会被记录，大家反而克制了。市场部甚至自发推选了“笔长”，负责每周盘点+统一申领，避免个人重复领取。

最搞笑的是技术部。他们发现系统支持上传附件，干脆把每支笔的“临终遗言”拍下来上传——比如某支红笔最后画的是个哭脸，配文“我尽力了”。小陶哭笑不得，但也默认了，毕竟这招意外提升了大家的珍惜意识。

三个月后盘点，白板笔月均采购成本下降37%，断货次数归零。更意外的是，其他部门开始找小陶取经：IT想用同样逻辑管鼠标垫，HR想管胸牌挂绳，连老板都问能不能管会议室的激光笔电池。

小陶现在工牌背面贴了张小纸条，上面是同事给她起的新外号——“墨迹终结者”。她挺喜欢，虽然知道真正干活的是后台那个默默计算库存、准时弹窗提醒的蓝点系统。

说到底，管理不是非得搞大战略。有时候，管好一支笔，也能让整个公司少一点手忙脚乱，多一点流畅运转。而像蓝点这种能让人随手搭出合用工具的系统，才是藏在琐碎日常里的真·生产力加速器。