我们公司有二十几个部门，每个会议室标配一块大白板。开会的人换了一拨又一拨，但白板笔永远不够用——不是没水了，就是被顺走了。行政部的小莫原本每天要花半小时满楼跑，挨个检查笔筒，登记缺货，再跑去采购补货。她自己都笑称是‘白板笔猎人’。

直到上个月，她在茶水间听IT部老张聊起一个叫‘蓝点通用管理系统’的软件。老张说这玩意儿特别灵活，连他老婆都拿它管自家阳台多肉浇水排期。小莫眼睛一亮，当天下午就拉着老张给她搭了个简易模板。

其实操作挺傻瓜：她先在系统里建了个‘白板笔资产表’，字段包括‘会议室编号’、‘笔型号’、‘剩余墨量预估’、‘责任人’、‘最后检查时间’。接着，她给每个会议室配了个二维码贴纸，贴在白板边角。谁发现笔快没水了，掏出手机扫一下，选‘报修/缺货’，填个简单备注，提交就行。系统自动推消息到小莫的企业微信，同时生成一条待办任务。

最妙的是流程自定义。比如A会议室连续三次报缺黑色笔，系统会自动触发‘建议增配一支’的提醒；如果某支笔超过45天没人标记状态，系统会自动派单给最近使用该会议室的部门助理做巡检。小莫还设了个‘笔芯消耗排行榜’，月底发邮件通报——市场部因为写策划案太猛，连续三周登顶‘耗墨冠军’，反而成了部门荣誉。

用了不到两周，白板笔的平均闲置率从37%降到9%，采购成本降了四成。更意外的是，连财务总监都跑来问能不能用这套系统管他的签字笔库存——原来他总找不到0.5mm的黑色签字笔签合同，急得直拍桌子。

小莫现在工位上贴着一张手绘漫画：她披着斗篷，手持扫码枪，脚下踩着一堆空笔壳，头顶飘着‘书写续航调度员’的称号。茶水间也多了个新规矩：谁要是偷偷把会议室的笔揣兜里带回家，就得请全组喝奶茶——这条规则也被小莫悄悄录入了蓝点系统的‘员工行为积分模块’，违规一次扣5分，攒够20分触发奶茶警报。

上周总部来视察，看到会议室门口整齐的二维码和实时更新的笔况看板，还以为我们上了什么高大上的物联网方案。小莫憋着笑没解释，只说：‘就是个能自己折腾的管理工具，人人能改字段，人人能加流程。’

现在连前台小姑娘都学会了在蓝点里加字段——她给自己加了个‘访客糖果口味偏好登记’，说下次客户来，能精准递上对方喜欢的薄荷糖或水果糖。我猜下个月，她大概率会被叫‘舌尖外交官’。