我们公司茶水间那台全自动咖啡机，是员工幸福感的重要来源——直到它连续三天早上‘干烧’报警。行政小张蹲在机器前一脸崩溃：‘又没人记得补豆子和牛奶！每次都是喝光了才有人喊。’

起初我以为是沟通问题，贴了张‘喝完请补货’的便签，结果一周后便签被咖啡渍糊得看不清字，豆仓照样见底。后来改用微信群接龙，群里倒是热闹，但真去仓库搬货的人永远只有小张。

我意识到这不是态度问题，而是流程缺位。于是打开蓝点通用管理系统，新建了个‘咖啡物资管理’模块。第一步是设置三个基础字段：当前豆量（克）、当前奶量（毫升）、责任人。第二步加了个自动计算公式：当豆量<500g 或 奶量<1000ml 时，系统自动给当天值班人发企业微信提醒，并抄送部门主管。

最妙的是第三步——我设了个‘补货打卡’按钮。谁去仓库领了新豆或新奶，必须扫码拍一张带日期的照片上传，系统自动记录时间和操作人。月底统计显示，市场部的小李居然包揽了60%的补货任务，行政部反而成了‘被服务对象’。

为了激励大家，我在系统里加了个隐藏彩蛋：连续补货三次的人，名字会出现在咖啡机旁的电子屏上，附赠一句‘咖啡之神眷顾你’的中二标语。没想到这招效果拔群，连技术部那个总穿拖鞋的宅男都开始主动扛豆子了。

现在咖啡机旁边贴着二维码，扫码就能看到实时库存和下次预警时间。上周财务总监路过时盯着屏幕念叨：‘豆子还剩823克…够撑到明天下午’，转身就走——她根本不用问人，也不用开柜子检查。

这套系统上线三个月，咖啡豆采购频率从每周两次降到每周一次，因为大家学会了提前规划。更意外的是，行政部把同样的模板复制去管打印机碳粉、会议室文具，甚至绿植肥料。小张现在逢人就说：‘别叫我行政，叫我供应链优化师’。

说到底，管理不是靠吼，也不是靠贴纸条。当你把琐事变成可追踪、可量化、带点游戏感的流程，再懒的人也会被系统推着走。蓝点的好处就在于，我不用求IT部门开发，自己拖拽几个字段、设几条规则，一个能跑起来的管理工具就诞生了。下次你们公司要是有哪种消耗品总莫名其妙消失，不妨试试这个路子——说不定连老板的雪茄盒都能管起来。