去年我们部门有个实习生离职特别突然，交接只用了半小时。结果第二天IT同事在整理她留下的办公电脑时，发现桌面上堆满了截图、临时文件夹、甚至还有几张自拍——最离谱的是，连她写给男友的道歉信草稿都还在记事本里没关。
这事闹得挺尴尬。老板在周会上半开玩笑地说：‘下次谁离职，麻烦把桌面格式化了再走，别让公司变成情感档案馆。’
玩笑归玩笑，但问题确实存在。我们不是大厂，没有专门的资产回收流程系统，全靠行政手动检查，漏掉一两台太正常了。后来我接手这件事，琢磨着能不能搞个自动化的小机制，至少确保每台离职设备在回收前能自动清理一次桌面。
一开始我试过用Windows自带的任务计划程序，写了个批处理脚本，设定在用户注销时自动删除桌面内容。结果第一天就翻车——有位同事只是中途去开会锁屏，回来发现自己的项目资料全没了，差点当场辞职。
这才意识到：不能粗暴删文件，得有个‘触发条件’——必须是HR正式标记为‘已离职’的人，才能启动清理程序。
于是我把目光投向了我们内部已经在用的蓝点通用管理系统。这软件最大的特点是‘人人可自定义’，不用找IT写代码，自己拖拽字段、设置触发器就行。
我在系统里新建了一个叫‘设备回收清单’的模块，包含几个关键字段：
- 员工姓名（关联HR主数据）
- 设备编号
- 离职状态（下拉选项：在职/待离职/已离职）
- 最后操作时间
- 清理状态（未执行/已执行/跳过）
然后设置了一个自动化规则：
当“离职状态”被更新为“已离职”，且“清理状态”为“未执行”时，系统自动向IT部门推送一条待办任务，并附上该员工的设备编号和座位号。
IT收到任务后，只需登录员工电脑（他们本来就有权限），运行一个预置的小工具——这个工具也是我用蓝点内置的脚本编辑器写的，功能很简单：
- 把桌面上所有文件移动到一个带日期戳的备份文件夹（以防误删重要资料）
- 清空回收站
- 删除浏览器历史和临时缓存
- 在桌面放一张提示图：“此设备已重置，请联系IT领取”
整个过程不到三分钟，而且因为有备份，真有误删也能恢复。最重要的是，触发权完全掌握在HR手里——只有他们更新状态，流程才会走下一步，避免了技术误伤。
上线第一个月，我们就成功‘无感清理’了7台设备。最让我得意的是有一次，市场部一位总监离职，他平时桌面乱得像灾难现场，连IT小哥都发消息感谢我：“哥，你这招太神了，我进去的时候桌面干净得像新电脑，我都怀疑他是不是提前自己收拾过。”
其实蓝点系统里类似这种‘小而刁钻’的自动化场景特别多。比如：
- 行政可以用它自动追踪会议室白板笔的消耗量，低于5支就提醒采购
- 财务可以设置‘报销单超过3天未提交电子发票’自动发提醒邮件
- 甚至前台都能自建一个‘访客饮料偏好记录表’，下次客户再来直接按上次口味准备
这些功能听起来琐碎，但累积起来，真的能让管理从‘人盯人’变成‘系统盯流程’。尤其是像我们这种中小团队，养不起专职流程优化师，能靠一个灵活的平台自己搭轮子，省下的全是实打实的时间和情绪成本。
现在每次看到新员工入职领电脑时那张干净的桌面，我心里都暗爽一下——知道吗？这整洁背后，可是有一套全自动的‘离职善后部队’在默默工作呢。