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用蓝点系统给公司‘打印机缺纸预警’搞了个‘纸尽职守勋章榜’,文员小唐说比订货单还省心

我们公司有七台打印机,分布在不同楼层。最头疼的不是机器卡纸,而是——没人发现它没纸了。等行政部接到电话时,往往已经堆了一堆人站在打印机前干瞪眼,手里攥着待印文件,表情像在等公交车却看到站牌被偷了。

以前的做法是:每台打印机配一个“责任人”,每周二上午巡检一次。结果呢?周二下午就有人喊“没纸了”。责任人要么忘了,要么觉得“刚查过不可能没”,要么干脆出差去了。制度是死的,纸是活的——说没就没。

后来我偷偷在蓝点通用管理系统里搭了个小模块,名字起得中二:“纸尽职守勋章榜”。听起来像游戏,但底层逻辑其实挺实在:

  1. 数据采集:我在每台打印机旁边贴了个二维码,谁发现缺纸、卡纸、墨盒报警,扫码就能提交一条记录,自动关联设备编号和时间戳。
  2. 责任追踪:系统自动把最近3次报修/补纸的人名挂出来,不是为了追责,而是让“常驻用户”浮出水面——比如三楼那台,80%的补纸都是市场部的小唐操作的。
  3. 勋章激励:每月统计“主动补纸次数+故障上报次数”,前三名发电子勋章,名字挂在部门公告屏上滚动三天。第一名还能选下周茶水间饮料口味(这个权限是跟行政部谈判换来的)。

没想到效果出奇地好。小唐本来只是顺手帮忙,现在成了“纸神”,连隔壁组的人都会主动问她“三楼打印机今天状态如何”。更妙的是,系统自动生成“缺纸高频时段热力图”——原来每周四下午3点到5点是打印高峰,纸消耗速度是平时的2.7倍。行政部干脆把补纸时间从“每周二”改成“每周四中午”,命中率飙升。

蓝点系统的厉害之处在于,你不需要懂代码。我拖拽几个字段,设置个触发条件(比如“同一设备24小时内三次缺纸报警→自动邮件提醒责任人”),再套个现成的排行榜模板,半小时就搭好了。后来财务部听说了,借去改了个“发票粘贴平整度评分榜”;IT部也抄作业,搞了个“重启电脑后主动登记故障原因光荣榜”。

有人说这不就是变相KPI吗?还真不是。没人考核,不扣钱,纯属自愿。但人就是奇怪,一旦名字能上榜,哪怕是个“打印机守护者·青铜段位”,也会较劲。有次市场部总监路过茶水间,看见自己名字在“墨盒更换及时率”榜上排第二,当场掏出手机拍下来发朋友圈:“带团队不如伺候打印机有成就感”。

现在打印机缺纸率降了90%,行政采购预算反而没省多少——因为大家开始抢着买“带缺纸感应功能”的高端型号了。不过老板倒挺开心,说这种“自下而上”的管理创新,比他开十次会都管用。

对了,上周小唐用蓝点系统给自己加了个新功能:当某台打印机连续三天无人报缺,自动推送一条消息到部门群:“XX打印机已实现人类高质量自给自足,建议颁发年度感动公司奖”。行政主管回了个[笑哭]表情,然后默默把这条规则抄进了明年行政手册附录。