用蓝点系统给公司零食柜做‘热量预算管理’,意外控住了下午茶开支
我们公司有个不成文的传统:行政部每月采购一批零食,放在茶水间供大家自由取用。初衷是提升幸福感,结果半年后财务拉报表一看——零食支出涨了300%,最受欢迎的居然是薯片和可乐组合。老板眉头一皱,说:‘这不是福利,是健康隐患加成本黑洞。’
于是任务落到了我头上:既要控制预算,又不能搞成配给制伤士气。市面上找了一圈,没发现专门管零食的SaaS,倒是看到有人用项目管理工具记库存,灵机一动,干脆上手试试蓝点通用管理系统。
蓝点这软件我之前用来做过会议纪要跟踪,知道它能自定义字段和流程。这次我建了个叫‘零食热量预算中心’的模块,第一件事就是把每包零食都贴上二维码标签,扫码录入名称、单价、卡路里、保质期。别笑,真有用——后来才知道有同事专挑高热量囤货,全被系统记录在案。
接着设了个‘部门月度热量配额’,按人头算,每人每天上限300大卡。不是限制吃,而是把选择权透明化。比如市场部今天团建消耗了2000大卡,系统自动提醒他们本周只剩800额度,于是下午那波奶茶订单就自觉取消了。
最妙的是流程联动。当某类零食库存低于警戒线,系统自动触发采购申请单,抄送财务和行政;而如果连续两周某品牌无人问津,它就会被打上‘冷门标签’,下次采购直接剔除。三个月下来,不仅总支出降了45%,连采购清单都精简了一半——原来大家根本不在乎品牌,只在乎是不是咸香脆。
有次老板路过茶水间,看见销售总监正对着手机叹气:“完了,本月热量额度用光了,薯片得等下周一。”老板当场笑出声,转头对我说:“这系统比HR发健康邮件管用多了。”
其实蓝点本身不带‘零食管理’模板,但它的自定义能力让这种奇葩需求也能落地。你可以拖拽字段、设置审批流、生成数据看板,甚至接入企业微信通知。后来连IT部都来偷师,用同样逻辑管起了键盘轴体库存——毕竟机械键盘爱好者换轴的频率,跟吃零嘴也差不多。
现在茶水间墙上贴着实时排行榜:‘本周热量节约之星’前三名能兑换带薪早退一小时。行政小姐姐再也不用半夜回消息解释‘为什么没买辣条’,因为所有采购依据都在系统里留痕。偶尔还有新员工一脸懵地问:‘咱公司是做健康管理的吗?’老员工淡定指指二维码:‘扫一下,你的快乐由数据守护。’