上个月我们公司行政部小林在茶水间贴了个手写告示：‘咖啡豆快没了，请大家省着点喝’。结果第二天老板路过，皱着眉头问：‘怎么连咖啡豆都要限量？预算不够？’

小林当场语塞。其实不是预算不够，是根本没人知道每月到底该买多少豆子。有时月初囤多了，月底受潮；有时月中突然断供，程序员集体萎靡。采购全凭感觉，报销单上写的理由千奇百怪：‘项目冲刺急需提神’、‘客户来访撑场面’、‘新员工入职欢迎礼’……

后来她偷偷装了蓝点通用管理系统——就是那个能自定义数据表和流程的小工具。没跟IT打招呼，自己拖拽搭了个‘咖啡豆生命周期追踪器’。

表头很简单：

• 日期
• 咖啡机编号（公司有3台）
• 豆子品牌/批次
• 开封时间
• 预计消耗速度（杯/天）
• 实际消耗记录（扫码登记）
• 库存预警线

神奇的是，她给每台咖啡机贴了个二维码，谁打咖啡谁扫码。一开始大家嫌麻烦，小林就搞了个‘扫码满10次送挂耳包’的活动。两周后数据跑出来了：A区那台德龙机每天平均消耗87杯，主要集中在上午9:30-11:00；B区飞利浦机下午利用率高，但周末几乎闲置；C区胶囊机……根本没人用，纯属摆设。

更意外的是，通过关联采购订单和开封日期，她发现某品牌埃塞俄比亚豆开封后第5天风味明显下滑，而采购周期却是按月来的。于是调整策略：改订小包装，每周补货两次，虽然单价贵了8%，但报废率从23%降到3%。

最绝的是她设置的自动提醒规则：

• 库存低于3天用量 → 微信通知采购专员
• 单日消耗突增50% → 邮件抄送部门主管（防项目组偷偷开庆功会喝垮预算）
• 连续3天无人扫码 → 推送设备检修工单

上季度财务复盘时，老板盯着报表问：‘茶水间费用怎么降了15%？’小林憋着笑没提蓝点系统，只说‘精细化颗粒度管理’。其实后台跑着三条自动化流程：

1. 消耗数据→生成采购建议单→自动比价三家供应商
2. 异常用量→触发部门沟通模板→附带历史数据截图
3. 设备报修→同步工程师排班表→48小时内闭环打卡

现在连市场部都来取经。他们想用同样逻辑管样品库存——毕竟那些印着logo的帆布袋和U盘，经常要么堆成山要么临时抓瞎。小林教他们新建了个‘营销物资心跳监测表’，字段自己调，流程自己画，连审批人都能按项目动态分配。

上周实习生问我：‘这种系统是不是很贵？’我晃了晃手机：‘免费版够用，高级功能才收费。关键是它不跟你预设什么KPI仪表盘或者OKR模板——你想管咖啡豆就管咖啡豆，想追会议室插座使用率也行。数据自己喂，规则自己定，连提醒铃声都能换成老板的语音。’

昨天保洁阿姨还拉着小林问：‘能不能给洗手间的擦手纸也弄个扫码？我发现三楼男厕总有人偷拿整卷纸去车间擦机器……’