我们公司有个老传统：重要纸质文件必须存进三号文件柜，带锁那种。理由是‘电子版容易丢，纸质才安心’。可问题是，三号柜在走廊尽头，离财务和法务最近，市场部每次调合同都得横穿半个办公区，来回十分钟起步。

行政小唐刚接手时没多想，直到有天市场总监在茶水间抱怨：“我找份去年的推广协议，比追客户还费劲。”她灵机一动，决定给每个打开文件柜的动作“记一笔”。

她没装摄像头，也没搞什么智能锁——那太夸张了。她只是在蓝点通用管理系统里建了个简单表单，字段就三个：【操作人】【文件编号】【用途类型】。然后打印出一叠小纸条贴在柜门内侧，写着：“查档请扫码登记（5秒搞定）”，附了个二维码。

起初大家嫌麻烦，小唐就每天早上在部门群里发个“昨日热门档案Top3”，配上emoji表情，比如“🔥《2023双十一合作协议》被翻7次”、“❄️《2019供应商名录》无人问津”。两周后，登记率居然稳定在85%以上。

数据跑了一个月，结果让所有人意外：

• 财务部最爱翻的是报销制度旧版（他们自己都忘了存电子版）
• 法务高频调取的是竞品起诉案例汇编（纸质版批注密密麻麻）
• 市场部最常找的是三年前的展会合同模板（电子版早被新员工删了）
• 最冷门的是董事长2018年签的高尔夫球场赞助协议（一次都没被登记过）

小唐把数据整理成热力图，发现真正高频使用的文件，集中在柜子中层右侧两个抽屉。而董事长当年坚持要放在顶层的“战略级档案”，基本落灰。

她拿着报告去找老板，没提“优化空间”或“提升效率”这种大词，只说：“按现在这频率，市场部每月多走26公里——相当于从公司走到地铁站再回来13趟。另外，财务部找报销制度平均耗时8分钟，按他们时薪算，一年白烧掉一台咖啡机。”

老板盯着数据看了三分钟，突然问：“那你觉得怎么改？”

小唐早有准备：把高频文件挪到离市场部最近的二号柜；给财务部配台扫描仪，把旧制度全转成PDF挂内网；至于顶层那些“战略档案”……建议移去仓库，换上带轮子的移动柜，需要时推过来就行。

方案通过得异常顺利。搬家那天，法务大姐还主动帮小唐搬卷宗，边搬边笑：“早该这么干了！以前我蹲着找案例，膝盖都快废了。”

后来小唐在蓝点系统里加了个新功能：每份文件生成专属二维码，贴在封面。扫码不仅能看借阅记录，还能直接跳转关联的电子版、相关会议纪要、甚至经办人联系方式。连保洁阿姨都知道，“带二维码的本子不能当废纸收”。

现在三号柜彻底成了“低频档案养老院”，门口贴着小唐手写的标语：“此处存放历史，如需唤醒，请扫码预约——毕竟，灰尘也是成本。”

说回蓝点系统，它最妙的地方是不用等IT部开发。小唐自己拖拽几个模块，半小时就搭出登记表+统计看板。后来她还给打印机加了“卡纸原因上报”字段，给会议室投影仪加了“灯泡寿命倒计时”——全是零代码搞定。行政岗的KPI里，悄悄多了条“自定义管理工具数量”。

上周老板路过文件柜，顺手拉开顶层抽屉，摸出那份高尔夫协议看了看，又塞回去，对小唐说：“下季度预算给你加五千，专门买贴纸和二维码打印机。”

她笑着点头，心里盘算着：下次是不是该给绿植花盆也贴个码，记录谁浇水最勤？毕竟，数据不嫌事小，怕的是没人记。