我们公司有七台打印机，分布在不同楼层。以前每次换墨盒都是行政部的噩梦——要么提前囤一堆，占地方还怕过期；要么临时发现没墨了，急吼吼下单，快递再快也得等半天，耽误事。

最头疼的是采购老王，他总说‘你们行政报数不准，我怎么买？’可我们哪知道哪台机子什么时候吃墨最快？全凭感觉估，估多了挨骂，估少了背锅。

后来小郑接手行政，她不吵不闹，默默装了个叫‘蓝点通用管理系统’的东西。这软件看着朴素，但胜在能自己搭表单、设流程，连我这种Excel都只会求和的人都能上手。

她给每台打印机建了个‘墨盒脾气档案’，记录：

• 墨盒型号 & 安装日期
• 每日打印页数（手动录入，顺手的事）
• 墨量报警时剩余页数
• 更换耗时 & 供应商响应速度

三个月后，数据跑出来了。原来三楼销售部那台A3彩打是‘大胃王’，平均12天就饿；而五楼研发部那台黑白机，虽然天天响，但吃得慢，撑满25天没问题。更意外的是，财务部那台看起来安静的机器，因为老打带图表的报销单，其实耗彩墨比谁都狠。

小郑把曲线图甩给采购老王，附赠一张‘预测更换日历’——精确到周，误差不超过±2天。老王盯着屏幕看了五分钟，最后憋出一句：‘行，以后按你这个节奏订货，库存压一半。’

现在墨盒到货那天，前台还会收到系统自动推送的提醒：“预计B307打印机将在下周一上午触发低墨警报，请于本周五前完成更换。” 连保洁阿姨路过打印机都会瞄一眼屏幕上的倒计时，顺口问句‘这台是不是快没墨了？’——数据透明到这种地步，想甩锅都没人接。

有次老板路过行政办公室，看见小郑在调一张‘墨盒性价比排行榜’，好奇凑过来。原来她把不同品牌墨盒的‘单页成本’‘故障率’‘客服响应分’全录进去了，横向对比一目了然。老板当场拍板：‘以后采购照这个榜单走，别光看单价。’

最绝的是上个月，隔壁部门新来的实习生把设计稿误设成‘最高质量+双面彩打’，一口气吞掉半盒墨。按惯例这事得写报告、扣绩效。小郑却拉出历史数据，证明该实习生所在组本月总耗墨仍在安全阈值内，顺便建议IT部在打印驱动里加个‘土豪模式’弹窗确认。老板听完乐了：‘数据说话，免罚，改系统。’

现在整个公司都知道，找行政部要东西，别扯‘急用’‘大概’，直接问‘系统里还有库存吗？预测下次补货是几号？’——连绿植浇水、白板笔采购都开始抄这套模板。小郑说下一步打算给咖啡豆称重器接个蓝牙，记录各部门‘提神需求波动曲线’。我猜采购部已经在瑟瑟发抖了。