上个月市场部做季度汇报，PPT打出来全是灰蒙蒙的，老板当场皱眉。事后复盘才发现，不是设计问题，是墨盒快干了没换——颜色饱和度掉到60%，打印出来的图表像隔夜咖啡渍。

这事落到了行政小罗头上。她之前管过绿植浇水、纸巾消耗，这次决定换个思路：不靠人盯，靠数据管。

她在蓝点通用管理系统里新建了个‘墨盒情绪档案’模块，把每台打印机的墨量、打印页数、色值偏差全录进去。系统支持自定义字段，她加了个‘色差波动率’，超过5%就自动标黄，10%直接弹窗提醒换墨。

最妙的是流程联动。以前换墨要走纸质申请→部门签字→采购下单→仓库领用，平均拖5天。现在蓝点系统里设好触发条件：色差超阈值 → 自动生成工单 → 推送IT和采购双确认 → 仓库扫码出库 → 完成后自动归档。整个过程压缩到24小时内。

有次财务部打印机半夜报红，系统自动抓取了最近300页的打印内容，发现全是深色底图的报销单——原来他们新来的实习生不知道调浅色模式。小罗顺手在系统里加了条‘耗材使用小贴士’，下次再有人打深色文件，弹窗会温柔提醒：“亲，省墨模式了解一下？”

三个月下来，墨盒采购成本降了37%，更关键的是再没出现过汇报现场翻车。老板某天路过行政办公室，随口问了句“最近打印机挺乖啊？”，小罗笑笑没说话，心里想的是：哪是机器乖，是数据在替人操心。

后来连隔壁公司的行政都来取经。小罗只说了一句话：“别等墨尽才换芯，要让数据提前替你喊渴。”