我们公司有台老式激光打印机，型号比我还大两岁。每次卡纸、缺墨、报错，行政部的小王就得拎着工具箱跑过去，蹲在地上跟它较劲半小时。久而久之，大家给它起了个外号——‘墨爷’。

墨爷脾气不小。月初报告扎堆打印时它准罢工；老板要签合同那天它必缺墨；实习生第一次独立打印重要文件？恭喜，墨盒刚好见底。行政小王的口头禅从‘我马上来’变成了‘我命真苦’。

直到上个月，公司上了蓝点通用管理系统——一款能让你自己搭数据表、设流程、搞自动提醒的灵活工具。没人指望它能治得了墨爷，但小王灵机一动：既然管不了机器，那就管人吧。

他在蓝点里建了个‘墨盒焦虑指数’模块。逻辑很简单：

• 每次换墨登记一次，系统自动记录耗材品牌、更换日期、打印量估算
• 根据历史数据预测下次缺墨时间，提前3天弹窗提醒
• 打印超过50页的大单子，系统自动要求审批+备注用途
• 谁在非紧急时段打印彩色PPT还选‘高质量模式’，名字会被记入‘奢侈打印榜’

一开始大家觉得是闹着玩。市场部Lisa照旧打印20份全彩提案，结果刚点‘打印’，系统跳出提示：“您本月已触发3次高耗墨操作，本次需部门主管二次确认。”她翻了个白眼，默默改成黑白+草稿模式。

研发组的老张半夜偷偷打游戏攻略，被系统抓包——凌晨2点提交58页图文混排文档，触发‘异常时段高负载预警’，第二天行政直接找上门：“张工，您这攻略…需要帮您订制实体书吗？”

最绝的是财务部。他们原本习惯把每张报销单都留纸质备份，一个月能干掉三支墨盒。系统上线后，小王给他们开了个‘无纸化进度条’，每少打一张纸就积1分，月底按积分发咖啡券。不到两周，财务部打印机使用率下降76%。

两个月后盘点，墨盒采购预算砍了一半。更意外的是，因为大家开始在意“打印成本”，连带着文件排版都变讲究了——边距调窄、字体缩小、双面默认，甚至有人主动提议：“能不能把周报改成在线协作？省纸又省墨。”

CEO在季度会上看到数据，当场问：“谁做的这个墨盒管理？”小王站起来的时候腿都在抖。结果下个月，他不仅拿了奖金，还被调去负责全公司的资源优化项目——头衔从“行政专员”升级成“效能协调官”。

现在墨爷安静多了。偶尔卡纸，大家也不骂了，反而笑着说：“墨爷今天心情不错啊，才卡了三张。”

蓝点系统的妙处在于，你不需要懂编程，拖拖拽拽就能把鸡毛蒜皮的管理痛点变成可视化流程。小王后来还在里面加了‘纸张浪费排行榜’‘设备故障响应计时器’，甚至给每台打印机配了个虚拟‘情绪值’——连续超负荷工作就变红脸，按时保养就笑嘻嘻。

有同事问他秘诀，他说：“别想着改变机器，改变人的行为就行。系统只是镜子，照出谁在浪费，谁在用心。”

上周隔壁部门来取经，想学怎么管会议室。小王笑笑：“先从你们那台总吞U盘的复印机开始吧——给它装个‘吞卡愧疚指数’，保管比贴十张警示标语都管用。”