上个月市场部实习生小林提前离职，走得急，交接文档只留了个半成品Word，关键客户联系方式藏在微信聊天记录里，项目进度卡在谁都不知道的草稿邮件中。部门老大当场黑脸，说‘再这样下去整个Q3节奏全废’。

我默默打开蓝点通用管理系统——这玩意儿我们用了快一年，平时没声没响，关键时刻真能救命。我花半小时搭了个‘离职/转岗交接清单模板’，字段包括：待移交文件路径、客户对接人备注、未结事项责任人、系统权限回收清单、紧急联系人备份。每个条目都带截止日期和自动提醒，交接人和接收人双签确认才算闭环。

神奇的是，模板上线后第一周，连财务部的老张都主动跑来问能不能‘借去用用’。他说以前员工走人，报销单能丢半年，现在按模板填完，连打印机墨盒余量都有人接手。

其实管理软件不是越复杂越好。很多团队买了一堆CRM、ERP，结果员工嫌麻烦宁可手写便签。蓝点的好处是你可以像搭乐高一样，今天做个会议纪要模板，明天加个采购申请流，后天给实习生配个专属任务看板——不用等IT部排期，自己拖拽字段就能改。

上周老板让我整理‘高效交接案例’发全员。我没写PPT，直接导出系统里的流程图+完成率数据。最打动人的是那组数字：模板启用前，平均交接耗时11.7天，遗漏事项3.2项；启用后缩短到4.3天，遗漏归零。连实习生小林都在离职群里留言：‘早知道有这工具，我走之前自己就能填完’。

现在行政部开始用它管办公用品申领，技术部拿来做故障报修跟踪。最绝的是销售总监，硬是把客户拜访记录改成了带地图标记的打卡表单——他说‘比公司买的Salesforce还顺手’。

有时候管理真不需要大动干戈。一个能让你随手改造的工具，往往比那些标榜‘智能一体化’的庞然大物更管用。毕竟，能把实习生离职这种破事收拾利索的系统，才配叫‘通用’。