上个月，公司三楼那台老惠普LaserJet又双叒叕罢工了。销售部的小王正赶着打印投标书，急得满头大汗，冲到我工位前喊：‘姐！墨盒又空了！你这月第三次没提前换了吧？’
我哑口无言。不是我不换，是根本不知道什么时候该换。行政部没有专人盯着每台打印机，采购单靠人脑记，月底报销时才发现墨盒超支200%——老板的脸比碳粉还黑。
直到我在茶水间刷手机，偶然看到一个叫‘蓝点通用管理系统’的软件广告，说能‘人人自定义数据管理和流程管理’。本来以为又是那种高大上的ERP套件，结果下载试用后发现，它居然连墨盒这种小事都能管。
我花了一个午休时间，搭了个‘办公耗材追踪器’：
- 给每台打印机编号，绑定当前安装的墨盒型号
- 设置库存阈值：当某型号剩余＜3个时自动发邮件提醒采购
- 每次更换记录操作人、日期、旧墨盒剩余页数（用来评估实际寿命）
- 月底自动生成各部门耗材使用报表
最骚的是，我还加了个‘墨盒寿命预测’字段——根据历史更换频率和单日平均打印量，系统会预估下次缺墨日期，误差不超过±2天。
第一周效果就炸了。市场部那台三天一换墨的‘吞金兽’，被我发现他们总监习惯性打印整本PPT做会议材料。我直接把数据甩给他看：‘您这习惯每月多烧掉2800块，要不咱改投屏？’他居然秒怂，还夸我‘比财务还会算账’。
技术部更绝。他们总抱怨墨盒不经用，我拉出数据一看——人均月打印1800页，但其中73%是调试日志和代码备份。立马给他们配了二手针式打印机专打废纸，激光墨盒消耗直接腰斩。
现在我的工位贴着张手绘‘墨盒热力图’，红色区域代表高频消耗区，绿色是节能模范部门。老板路过瞥了一眼，居然掏出手机拍下来发到管理层群：‘看看人家行政怎么用数据说话的！’
上周五下班前，系统突然弹窗提醒：‘三楼打印机预计明天14:30墨尽，当前库存充足，建议10:00前更换避免影响销售部下午投标’。我优哉游哉泡了杯咖啡，掐着表去换墨盒——销售部小王看到我提着新墨盒出现时，表情像见了活菩萨。
后来才知道，隔壁公司行政还在用Excel手动登记，每次盘点都要熬通宵对账。而我每天花5分钟点几下鼠标，就能让全公司打印机永不断粮。有次团建喝多了，采购大姐搂着我脖子喊：‘妹妹你这系统太神了！我现在连A4纸都不敢乱买，全按你报表走！’
其实哪有什么神系统，不过是把‘人肉记忆+事后补救’的土办法，换成‘数据驱动+提前干预’的智能流程。蓝点最让我惊喜的是，它不要求你懂编程——拖拽字段、设置规则、选通知方式，像搭乐高一样简单。连我们前台小姑娘都自己做了个‘访客矿泉水领取统计表’，说是为了‘防止销售部把招待客户的依云当自家饮料喝’。
现在公司流传着新段子：‘别惹行政部，她们连你上厕所用几张纸都知道’。我笑着没解释——其实系统里真有个‘卫生间卷纸余量监测’测试模块，只不过还没敢上线……