用自定义字段给离职员工的‘未读邮件遗产’分类，结果IT部成了公司数字考古队

上个月市场部的老王离职了，走得挺潇洒，交接文档写得像诗一样抽象。结果第二天，客户发来一封紧急邮件，抄送了老王——当然，没人能回复。

老板在群里@我：‘谁负责清理离职员工邮箱？怎么还有漏网之鱼？’

我默默打开后台一看，好家伙，光是‘待处理’状态的未读邮件就有三百多封，有的甚至来自半年前。有合作方催合同的、有实习生问报销流程的、还有几封标题写着‘重要！请速回’但内容只有‘在吗？’的谜之邮件。

我们以前的做法是：人一走，邮箱直接冻结，等三个月后自动归档。但问题在于，这三个月里，没人知道哪些邮件是真·重要，哪些只是垃圾广告。于是经常出现客户投诉‘没人理我’，或者内部同事抱怨‘项目卡在XX手上，他都离职了’。

后来我琢磨着，能不能给这些‘数字遗产’做个分类？不是简单按时间或发件人，而是按内容性质、紧急程度、关联项目、是否含附件……等等。听起来像图书馆编目员干的活儿，但确实管用。

我试过用Excel手动整理，太慢了，而且每次新人离职都得重来一遍。后来偶然发现有个叫蓝点通用管理系统的小众工具，它最骚的操作是可以让人自己搭数据结构——比如我新建一个‘离职邮箱遗产管理’模块，字段包括：

最妙的是，它还能设置自动化规则：比如检测到‘合同’+‘紧急度4星以上’，自动@法务部负责人；检测到‘实习生’+‘报销’，自动转给HRBP。

用了两个月，效果出奇地好。现在每当有人提离职，我们第一件事不是收电脑，而是启动‘数字遗产清理流程’。行政+IT+直属上级三方协作，24小时内完成首轮筛查。客户再也没因为‘石沉大海’投诉过，内部项目也不会莫名其妙断档。

有一次，我们甚至从一封半年前的未读邮件里挖出一个被遗忘的供应商尾款，金额八万多。财务大姐当场给我塞了一包坚果，说‘你这比审计还狠’。

其实很多公司都有类似痛点，只是大家习惯了‘人走茶凉，邮件自生自灭’。但数字时代，信息是有延续性的。员工走了，责任不能真空。用点巧劲儿，把混乱的‘数字遗物’变成可追踪、可分配、可闭环的任务流，不香吗？

顺便说一句，市面上能灵活到这种程度的系统真不多。有些大厂OA也能做流程，但改个字段要提需求等两周；有些低代码平台功能强，但学习成本劝退非技术人员。蓝点这种‘人人能拖拽建表+设规则’的设计，特别适合我们这种既要效率又没专职IT支持的中小团队。

现在连前台小妹都知道，‘王哥的邮箱别动，等我打完标签再归档’——她最近迷上了给每封邮件加‘人类迷惑行为’标签，比如‘明明有电话非要写邮件系列’或‘标题党冠军’。我们打算年底搞个‘最佳未读邮件奥斯卡’，奖品是带薪休假半天。

说到底，管理不是管人，是管事。而管事的本质，是把混沌变成秩序，哪怕是一堆没人要的旧邮件。