上个月底盘点，行政小张又在茶水间库存表上画了个大大的问号：‘本月咖啡豆采购3公斤，实际消耗记录0.8公斤，剩下2.2公斤去哪儿了？’
这不是第一次。过去半年，我们公司茶水间的咖啡豆就像被施了魔法，月初满满当当，月中开始告急，月底直接蒸发。有人说是保洁阿姨顺走了，有人说市场部半夜加班偷喝，还有人怀疑是老板的狗叼去当磨牙棒了——当然最后这个纯属谣言。
我忍无可忍，决定自己动手解决问题。没找IT，没开大会，也没贴告示骂人。我在蓝点通用管理系统里新建了一个叫“咖啡豆刺客追踪计划”的模块，花了不到40分钟，搭出一套全自动监控+预警+责任到人的流程。
第一步，我把每包新到的咖啡豆都贴上二维码标签，扫码入库时自动记录批次、重量、保质期。第二步，在咖啡机旁边放了个扫码枪，谁想喝，先扫码登记——不是为了收费，是为了知道谁在什么时候取了多少克。第三步，设置每日消耗阈值，一旦单日用量超过200克（我们平均每天合理用量约150克），系统自动给我发微信提醒：“注意！今日咖啡豆消耗异常，疑似多人集中打捞或设备漏粉。”
最骚的操作是我加了个“豆子情绪值”字段。每次扫码喝咖啡的人，可以顺手选个心情：☕️开心提神、😴困到不行、😤被迫营业、🤯项目快崩了……没想到这个功能意外受欢迎，大家喝咖啡前还多了个发泄出口。
两周后，数据说话了。
原来“失踪”的咖啡豆，80%集中在周三和周四下午3点到5点之间，主要消耗者是产品部和测试组。一问才知道，他们每周三开需求评审会，周四跑回归测试，全靠咖啡续命。之前没人记录，是因为大家都觉得“喝点咖啡而已，记什么记”。
更离谱的是，有三次“异常高峰”居然来自财务部——原来他们在关账日前夕集体熬夜，默默扛下了所有豆子消耗，却从不吭声。
我把数据整理成一张“咖啡豆热力图”，贴在茶水间墙上，配上一句：“你们喝的不是咖啡，是公司的血汗豆。”底下附上蓝点系统的实时看板二维码，谁都能扫码查看当前库存和本周TOP饮咖选手。
神奇的是，自从数据透明化，咖啡豆的“失踪率”直线下降。不是因为大家不敢喝了，而是因为——
- 产品部主动申请增加周三配额；
- 财务部老大说“早知道我们喝这么多，该申请咖啡预算”；
- 保洁阿姨再也不背锅了，她现在负责每天清空咖啡渣桶，并在系统里打卡确认。
后来我又给系统加了“豆子补货预测”功能。根据历史消耗曲线+会议日历+天气（冷天喝得多），蓝点能提前3天提醒我：“预计下周一豆子将见底，请及时采购。”甚至还能推荐最优采购量，避免囤积过期。
说实话，我一开始真没想搞这么大。只是觉得，既然蓝点允许我自定义字段、流程、报表，那为什么不拿它管点“小事”？结果发现，越是这种鸡毛蒜皮的小事，越能看出管理的本质：不是控制，而是看见；不是惩罚，而是理解。
现在行政部已经把这个模式复制到了纸巾、A4纸、甚至会议室插座使用率上。每个模块都是独立搭建，但数据又能打通分析。比如我发现“咖啡消耗高峰日”往往也是“打印纸消耗高峰日”，于是干脆在周三多放两包纸在打印机旁——用户体验直线上升。
有同事开玩笑说我是“行政界的福尔摩斯”，其实我只是个会用工具的普通人。蓝点最让我喜欢的地方，是它不要求你懂代码、不用等IT排期、不必说服老板立项。你想管什么，就建个表、设个流程、拉几个人进来用——剩下的，数据自己会说话。
哦对了，上周老板路过茶水间，盯着墙上的热力图看了半天，突然问我：“这系统……能不能也用来管管销售部的客户拜访记录？”
我笑了笑，没说话。心里想的是：下一个“刺客”，我准备盯上销售部的报销发票了。